E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Eine PDF per E-Mail ist KEINE E-Rechnung – sie gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
XRechnung (reines XML, Standard bei öffentlichen Auftraggebern) und ZUGFeRD (Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML, Version 2.3.3). ZUGFeRD ist für den Einstieg oft pragmatischer.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfang: Seit 1.1.2025 für alle im B2B. Versand: Bis Ende 2026 noch Papier/PDF erlaubt. Ab 2027 bei über 800.000 € Umsatz. Ab 2028 für alle.
Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Kleinunternehmer-Rechnungen, B2C-Leistungen, bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
Was bedeutet die E-Rechnung für meine Kanzlei?
Doppelt betroffen: selbst E-Rechnungen stellen/empfangen + Mandanten begleiten. Saubere Prozesse jetzt = Vorbereitung für Meldesystem ab ca. 2030.
Muss ich eingehende E-Rechnungen validieren?
Ja. BMF (Oktober 2025): Validierung gehört zum Eingangsprozess. Fehlerhafte E-Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden.
Wie bereite ich mich auf die E-Rechnungspflicht vor?
Sofort: Empfang sicherstellen, Software prüfen, GoBD-Archivierung. Bis Ende 2026: Versand umstellen, Belegkanal etablieren, Team schulen. Tipp: Mit den 5 größten Lieferanten starten.
Digitale Belegverarbeitung
Was ist die digitale Belegverarbeitung?
Belege automatisch per OCR und KI auslesen, Buchungsvorschläge erstellen, Beleg revisionssicher anhängen. Zeitersparnis: 1–2 Min. pro Beleg.
Wie gut erkennt die KI-Belegerkennung Rechnungsdaten?
PDF: 80–95 %. E-Rechnungen: nahezu 100 %. Erkannt: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz, Lieferant.
Warum nutzen viele Kanzleien die Belegverarbeitung noch nicht?
Unsicherheit, technische Hemmungen, Gewohnheiten. In Wahrheit: Klein anfangen, Erfahrungen sammeln, Schritt für Schritt ausweiten.
Funktioniert die Belegverarbeitung auch für das Kassenbuch?
Ja, seit März 2026 in der hmd.onlinekasse. Kassenquittungen werden automatisch ausgelesen, sortiert und vorgefüllt.
Wie kann ich Buchungen noch schneller verarbeiten?
Transferpool-Analyse + Stammdaten-Qualitätsanzeige. Kontoverweise sauber pflegen für bessere Automatikvorschläge.
Workflow & Prozesse
Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?
Rechnung rein → digital erfasst → automatisch ausgelesen → geprüft/freigegeben → direkt in Buchführung → archiviert. Kein Medienbruch.
Was kann der hmd.onlineworkflow?
Direkt in hmd-Fibu eingebettet. Mandant und Steuerberater auf einem Datenbestand. Premium: eigene Prüfprozesse, Freigaberegeln, Zahlungsanstöße.
Wie funktioniert Echtzeit-Buchhaltung?
Automatische Bankimports (hmd.skybank), digitale Belegverarbeitung, Online-Mandantenlösungen → BWA jederzeit aktuell.
Wie läuft ein gutes Mandanten-Onboarding ab?
Demo-Mandant einrichten, 3–5 Pilotmandanten, 30-Min-Walkthrough pro Mandant, in den ersten Wochen erreichbar sein.
Wie stelle ich Belege auf 100 % digital um?
Standard setzen. Kategorien für Ein-/Ausgangsrechnungen einrichten. Mit den 5 größten Lieferanten starten.
Belegmanagement & Transfer
Wie kommen Belege sicher in die Kanzlei?
hmd.DTS: 4 Wege (mykanzlei App, asp.client, netarchiv, API). DSGVO-konform, sicherer als E-Mail.
Was ist der hmd.transferpool?
Zentrale Sammelstelle für Mandantendokumente. Übersicht, Sortierung, automatische Zuordnung, Importordner.
Wie richte ich Importordner im hmd.transferpool ein?
Transferpool → Datei → Einstellungen → Importordner hinterlegen. Ordner wird überwacht und importiert automatisch.
Welche Dokumentenpool-Einstellungen sparen Zeit?
1) Sortierung nach Datum. 2) Zoom richtig einstellen. 3) Schloss-Symbol zum parallelen Bearbeiten nutzen.
Wie hänge ich Belege nachträglich an Buchungen?
Drag & Drop aus dem Dokumentenpool oder Zuweisungsfunktion. Beleg muss nicht bei Buchung vorliegen.
Kann ich die hmd.mykanzlei App auf dem Mac nutzen?
Ja, mit M1/M2-Mac. Im App Store unter „iPhone- und iPad-Apps“ nach hmd.mykanzlei suchen.
Buchungstechnik & Automatisierung
Was sind Kontoverweise und wozu brauche ich sie?
Regeln für den Kontoauszugsmanager: Texte auf Kontoauszügen werden automatisch den passenden Konten zugeordnet.
Wie pflege ich Kontoverweise richtig?
Bei Fehlvorschlägen „V“ drücken, direkt korrigieren. Regelmäßig prüfen: Jahreswechsel, Mandatsübernahme, viele Korrekturen.
Kann ich Splittbuchungen über Kontoverweise automatisieren?
Ja. Einmal anlegen, System wendet Splittung bei jedem Kontoauszug automatisch an.
Kann ich Kontoverweise so einstellen, dass sie nur mit Beleg buchen?
Ja. Automatische Buchung nur wenn passender Beleg vorhanden. Ideal für Tankkarten, Bewirtung.
Was sind Automatikbuchungen?
Komplette automatische Verbuchung bei hoher Erkennungssicherheit. Konfidenz-Schwellenwerte einstellbar.
Wann Dauerbuchungen statt Kontoverweise?
Für Fixkosten wie Miete: Dauerbuchung mit Lieferantenkonto statt Aufwandskonto → saubere OPOS-Verfolgung.
Was bringt hmd.skybank?
Tagaktuelle Bankumsätze vollautomatisch. Einmal einrichten, täglich aktuelle Kontoumsätze zur sofortigen Verbuchung.
Stammdaten & Konten
Wie lege ich neue Konten schnell an?
Bestehendes Konto kopieren statt neu erstellen. Alle Einstellungen werden übernommen.
Was tun bei doppelten Personenkonten?
Nicht löschen (GoBD), sondern stilllegen: „gültig bis“-Datum eintragen. Aktives Konto behalten.
Warum keine Sammelkreditoren mehr?
Einzelkonten ermöglichen Automatisierung, Zahlungsvorschläge, OPOS-Verfolgung. Sammelkonten verhindern das.
Wie funktionieren zeitraumsbezogene Stammdaten?
Kontobezeichnungen ab bestimmtem Datum ändern ohne Auswirkung auf ältere Zeiträume.
Wie pflege ich Personenkonto-Stammdaten mit einem Klick?
Im Kontoauszugsmanager: IBAN, Name direkt aus Kontoauszug in Stammdaten übernehmen.
Wie funktioniert der Kontenrahmenwechsel in hmd.fibu?
Geführter Assistent: Stammdaten → Mandant → Wirtschaftsjahre. Alle Konten zuordnen. Nur zum Jahreswechsel möglich.
Wie finde ich schnell das richtige Konto?
F5 drücken, nach Namen suchen. Funktioniert mit Teilbegriffen.
Auswertungen & Jahresabschluss
Warum AfA monatlich statt jährlich?
Jährliche AfA verzerrt die BWA. Monatlich in hmd.fibu: zwei Klicks, realistische Monatsergebnisse.
Was bringen Auswertungspakete?
Einmal pro Mandant einrichten, monatlich mit einem Klick alle Standardauswertungen generieren.
Wie kläre ich offene Posten zum Jahresabschluss?
OPOS-Bericht: Filter „Zahlungen bis“ auf Stichtag setzen. Spart Stunden.
Wie funktioniert das Fertigstellungsmerkmal?
Enter-Taste: Offen → In Bearbeitung → Fertig → Rückfrage. Team sieht transparent den Stand.
Wie funktioniert die Rechnungsabgrenzung?
Automatisierte Bildung und Auflösung für korrekte Periodenabgrenzung und realistische BWAs.
Welche neuen Abschreibungsoptionen seit Juli 2025?
Degressive AfA bis 30 % im ersten Jahr. In hmd.anlag sofort nach Update verfügbar.
Praktische Tools & Shortcuts
Wie rechne ich schnell Netto in Brutto um?
F3 in der Erfassungsmaske. Sofortige Umrechnung anhand Steuerschlüssel.
Wie rechne ich Fremdwährungen um?
F3 drücken, Betrag eingeben. EZB-Kurse automatisch. GoBD-konform dokumentiert.
Wie vordefiniere ich Dokumentennamen?
Namensvorlagen mit Platzhaltern (Datum, Mandant, Typ). Einmal einrichten, nie mehr umbenennen.
Wie verarbeite ich Kreditkartenabrechnungen?
CSV-Import in Kontoauszugsmanager. Sammelposten → Einzeltransaktionen, automatisch zuordnen.
Wie bringe ich Rückfragen an die Buchung?
Strg+# für Kommentar. Offene Rückfragen filtern und als Anschreiben exportieren.
Welche Erfassungslisten-Einstellungen sind sinnvoll?
Sichtbare Spalten konfigurieren (Datum, Steuerschlüssel, Kostenstelle). Weniger Fensterwechsel.
hmd Software allgemein
Was ist hmd Software?
Modulare Softwarelösung für Steuerberater, Kanzleien und Unternehmen. Seit 1985, über 5.000 Kunden. On-premise oder Cloud.
Für wen ist hmd Software gemacht?
Steuerberater/Kanzleien (Komplettpaket) und Unternehmen mit eigenem Rechnungswesen.
Was unterscheidet hmd von DATEV?
Modularität, Flexibilität (5 bis 800 Mitarbeiter), Nähe (direkte Ansprechpartner). Freie Wahl: On-premise oder Cloud.
Welche Module hat das hmd-Ökosystem?
hmd.fibu, hmd.abschluss, hmd.anlag, hmd.transferpool, hmd.dts, hmd.onlineworkflow, hmd.onlineopos, hmd.onlinekasse, hmd.onlinefaktura, hmd.skybank, hmd.mykanzlei und mehr.
Was ist der hmd.assistent?
KI-Chatbot in der hmd-Software (PersonalCockpit → Hilfe). 24/7 verfügbar. Je konkreter die Frage, desto besser.
Was ist hmd.onlineopos?
Online-OPOS-Buchhaltung. Mandanten sehen live offene Rechnungen. Reduziert Rückfragen.
Kann ich mit hmd.onlinefaktura Rechnungen erstellen?
Ja. Im Browser, automatisch in Buchhaltung übernommen, ZUGFeRD-Format, VoP-kompatibel.
Kann ich die Einkommensteuer komplett digital abwickeln?
Ja. Über hmd.dts Steuerbelege empfangen, per Rechtsklick den Anlagen zuordnen. NACHDIGAL-kompatibel.