Das kennt jeder! Egal, ob der Beleg in den Buchhaltungsunterlagen fehlt und angefordert werden soll, oder ob man gerade den Abschluss bearbeitet und eine Info oder Rückfrage für die Besprechung innerhalb der Steuerkanzlei benötigt. Oft werden noch handschriftliche Zettel erstellt oder E-Mails als Hilfsmittel genutzt.
Das Problem dabei: Der Zettel geht verloren, die E-Mail wird in einem vollen Postfach übersehen, und wenn Wochen später die Rückfrage geklärt werden soll, weiß niemand mehr, um welche Buchung es eigentlich ging. Informationen, die nicht direkt an der Buchung hängen, gehen unter – das ist keine Frage des „ob", sondern des „wann".
Lösung: Kommentare / Infobriefkommentare
In der hmd.fibu kannst Du ganz einfach einen Kommentar an eine Buchung hängen (STRG+#)!
So sind Infos, Rückfragen oder Beleganforderungen immer direkt mit der Buchung verbunden.
- Ein Filter hilft dabei, alles im Blick zu haben
- Die Kommentare können gesammelt ausgegeben und verschickt werden
- Ein transparentes System – jeder der die Buchung bearbeitet, hat sofort die Infos
- Funktion „Infobrief" für externe Empfänger verfügbar
Wie funktioniert das in der Praxis?
Du stehst auf einer Buchung und drückst STRG+#. Es öffnet sich ein Kommentarfeld, in das Du Deine Rückfrage, einen Hinweis oder eine Beleganforderung eintragen kannst. Der Kommentar wird gespeichert und ist ab sofort für jeden sichtbar, der diese Buchung aufruft.
Das bedeutet: Wenn ein Kollege oder eine Kollegin die gleiche Buchung bearbeitet – z. B. bei der Abschlussvorbereitung oder beim Monatsabschluss – sieht er oder sie sofort, dass hier eine offene Frage besteht. Kein Suchen in E-Mails, kein Fragen im Flur.
Der Infobrief: Rückfragen gebündelt an den Mandanten
Besonders praktisch ist die Infobrief-Funktion: Alle Kommentare, die als „Infobrief" markiert sind, können gesammelt als ein Dokument ausgegeben werden. So erstellst Du eine professionelle, gebündelte Rückfragenliste an den Mandanten – statt einzelne E-Mails zu verschicken. Das spart Zeit auf beiden Seiten und stellt sicher, dass keine Frage vergessen wird.
Praxis-Tipp: Kommentare filtern und abarbeiten
Mit dem integrierten Filter kannst Du Dir alle Buchungen anzeigen lassen, die einen offenen Kommentar haben. Das ist besonders in der Abschlussphase hilfreich: Du siehst auf einen Blick, welche Fragen noch offen sind und welche bereits beantwortet wurden. Sobald eine Rückfrage geklärt ist, kannst Du den Kommentar als erledigt markieren.
Typische Anwendungsfälle
- Fehlender Beleg: „Beleg nachfordern – Rechnung liegt nicht vor"
- Kontierung prüfen: „Ist das Konto 4900 korrekt oder gehört die Buchung auf 4930?"
- Rückfrage an den Mandanten: „Bitte Verwendungszweck klären – privat oder betrieblich?"
- Interne Notiz: „Abweichender Betrag gegenüber Vertrag – prüfen bei Abschlussbesprechung"
Rückfragen gehören an die Buchung – nicht auf Zettel, nicht in E-Mails. Mit der Kommentarfunktion bleibt alles dort, wo es hingehört, und nichts geht verloren.