// hmd-modul · offene posten beim mandanten
hmd.onlineopos,
offene Posten im Klartext für den Mandanten.
Die Mandantenlösung für die offenen Posten: Der Mandant sieht live seine fälligen Debitoren und Kreditoren direkt aus der hmd.fibu der Steuerkanzlei. Mit Filter, Beleg-Verlauf und Sprung zum Originaldokument. Statische Listen, die schon beim Versand veraltet waren, gehören damit der Vergangenheit an.
// worum geht's
Die Mandanten-Sicht auf die offenen Posten
hmd.onlineopos ist die Mandantenlösung der hmd software AG für die Live-Sicht auf offene Debitoren und Kreditoren. Der Mandant öffnet die OPOS-Suche, filtert auf die Posten, die ihn gerade interessieren, und arbeitet auf demselben Datenbestand wie die Kanzlei.
Wie alle aktuellen Mandantenlösungen läuft sie über den asp.client (Windows). Die Sicht auf die Posten ist über die hmd.benutzerverwaltung gesteuert: Der Mandant sieht ausschließlich seine eigenen Mandate und nur die Aktionen, die ihm die Kanzlei freigegeben hat.
// einordnung
Drei Wege, wie Mandanten heute an offene Posten kommen
Die meisten Mandate stecken in Weg 01 oder 02 fest. Weg 03 ist das, wofür hmd.onlineopos da ist.
// 01
PDF-Liste per Mail oder hmd.netarchiv
periodisch, statisch, schon veraltet
- Kanzlei exportiert, schickt per Mail oder legt ab
- Stand ist beim Lesen schon nicht mehr aktuell
- Keine Verlinkung zum Originaldokument
- Keine Filter, kein Bewegungs-Verlauf
Funktioniert, aber blind. Status quo bei vielen Mandaten.
// 02
Anruf in der Kanzlei
on demand, Medienbruch
- „Können Sie mal schauen, ob Rechnung XY noch offen ist?"
- Buchhalterin sucht raus, ruft zurück
- Bindet Ressourcen auf beiden Seiten
- Keine Spur, kein Nachvollziehen
Funktioniert für Einzelfälle. Skaliert nicht.
// 03
Live-OPOS-Suche im asp.client
jederzeit, gefiltert, mit Verlauf
- Aufruf direkt beim Mandanten via F10
- Filter auf Konto, Betrag, Datum, Belegnummer
- Verlauf mit allen Bewegungen pro Posten
- Sprung zum Originaldokument und zur Buchung
Das ist hmd.onlineopos. Mandanten-Frage trifft Kanzlei-Datenbestand, ohne Anruf.
// wofür
Vier typische Einsatzfälle
Trifft einer dieser Fälle bei Dir oder Deinem Mandat zu, ist hmd.onlineopos der richtige Baustein.
- Zahlungslauf in fünf Minuten statt einer halben Stunde. Wenn am Monatsanfang die Überweisungen anstehen, will Dein Mandant in fünf Minuten wissen, was wirklich zu zahlen ist. Der Filter „Zahlungsverkehr-relevant" blendet SEPA-Lastschriften, Zahlungsdienstleister und Kreditkarten aus, weil die schon anderweitig laufen.
- Mahnstand kennen, ohne in der Kanzlei anzurufen. Wenn Du oder Dein Mandant entscheiden müsst, wer angemahnt werden soll, willst Du sofort sehen, wo schon eine Mahnsperre liegt und warum. So mahnt niemand einen Kunden, mit dem die Kanzlei gerade verhandelt. Wenn dann wirklich gemahnt wird, läuft das über hmd.mahnwesen.
- „Ist Rechnung X bezahlt?" in zehn Sekunden beantworten. Wenn ein Lieferant oder ein Mitarbeiter beim Mandanten nach einem konkreten Beleg fragt, ist das Original-PDF einen Klick entfernt. Belegnummer eintippen, Buchung, Verlauf und Dokument liegen direkt vor. Kein „ich melde mich morgen" mehr.
- Eigene Prüfung ohne Rückfragen-Welle in der Kanzlei. Wenn die Betriebs- oder Steuerprüfung läuft, will Dein Mandant Belege und Bewegungen selbst nachvollziehen können, ohne für jeden Sachverhalt anzurufen. Das hält die Kanzlei aus dem Tagesgeschäft heraus und macht den Mandanten souveräner.
// funktionen
Sechs Funktionen, die in der Praxis zählen
- Filter und Schnellsuche. Die OPOS-Suche kann gezielt nach Konto, Betrag, Datum oder Belegnummer eingegrenzt werden. Oder offen bleiben als Überblick über alle offenen Posten.
- Anzeige-Modus „Zahlungsverkehr-relevant". Eine Einstellung filtert die Liste auf die Posten, die für den Zahlungslauf wirklich anstehen. Fälle mit Lastschrifteinzug, Zahlungsdienstleister oder Kreditkarte werden ausgeblendet, da für den manuellen Zahlungsverkehr nicht von Belang.
- Spalte Erfassungstext. Was die Buchhalterin als Kommentar dranhängt, landet als Spalte direkt in der Liste, nicht versteckt im Detail.
- Spalte Belegnr. WF. Workflow-Verknüpfung sichtbar in der Liste. Sprung zum Original-Beleg in der hmd.onlineworkflow.
- Mahnsperre und Zahlungssperre per Klick. Pro Posten setzen oder lösen, direkt aus der Liste. Der Mandant kann das selbst.
- Verlauf mit allen Bewegungen. Jeder Posten hat einen vollständigen Verlauf: Buchungen, Teilzahlungen, Stornierungen. Nichts verschwindet, alles ist nachvollziehbar.
// nachvollziehbarkeit
Lückenlos nachvollziehbar, ohne Listen-Brüche
Die OPOS-Sicht ist kein eigener Beleg im Sinne der GoBD, das ist die Buchung in der hmd.fibu. Aber die Nachvollziehbarkeit der Bewegungen ist hier eingebaut. Jede Stornierung wird im Verlauf mitgeführt, keine OPOS-Bewegung verschwindet aus der Historie.
Heißt: Wenn ein Posten gestern noch offen war und heute auf „bezahlt" steht, ist im Verlauf sichtbar, wer wann was gebucht hat und welcher Beleg dahintersteht. Eine statische Liste kann das nicht.
Voraussetzung für eine wirklich aktuelle OPOS-Sicht: Die Buchhaltung muss zeitnah laufen. Wenn Bankdaten täglich zur Verfügung stehen, z.B. über hmd.skybank, kann die Kanzlei auch zeitnah buchen. Das muss allerdings klar definiert und besprochen werden: In der Regel ist das keine Regelleistung im Rahmen der Buchführung, sondern ein separater Auftrag.
// integration
Ein Knoten im hmd-Netz, kein Insel-Tool
hmd.onlineopos macht ohne die Schwester-Module nur die halbe Strecke. Genau die enge Verzahnung ist der Punkt.
// die quelle
hmd.fibu
Alle OPOS-Posten kommen aus der Buchhaltung in der Kanzlei. Gemeinsame Datenbasis: Was die Kanzlei bucht, sieht der Mandant in derselben Sekunde.
// zum beleg
hmd.onlineworkflow
Über die Spalte Belegnr. WF springt man aus dem offenen Posten direkt zum ursprünglichen Workflow-Beleg. PDF und alle Metadaten inklusive.
// bezahlen
hmd.onlinezahlungsverkehr
Alle OPOS stehen 1:1 auch in der hmd.onlinezahlungsverkehr zur Verfügung. Daraus erzeugt der Mandant eine SEPA-Datei für sein Bankingprogramm, direkt aus der Liste.
// dokumente
hmd.dts
Daten- und Dokumententransfer als Backbone für die Beleg-Anbindung zwischen Mandant und Kanzlei.
// faq
Häufige Fragen
Sieht der Mandant in der OPOS-Suche auch fremde Mandate?
Nein. Die Sicht auf Mandate, Konten und Aktionen steuert die hmd.benutzerverwaltung. Der Mandant sieht ausschließlich, was die Kanzlei ihm freigegeben hat.
Kann der Mandant selbst Mahn- oder Zahlungssperren setzen?
Ja, das geht. Die Sperren werden pro Posten direkt in der OPOS-Suche gesetzt oder gelöst und sind sofort auch in der Kanzlei sichtbar.
Was unterscheidet hmd.onlineopos von einer Liste aus der Kanzlei?
Drei Punkte. Live: der Stand ist nicht gestern, sondern jetzt. Gefiltert: Konto, Betrag, Datum, Belegnummer oder „nur Zahlungsverkehr-relevant" greifen direkt. Mit Verlauf und Beleg: jede Bewegung am Posten ist nachvollziehbar, das Originaldokument ist einen Klick weit weg.
Wie kommt der Mandant zur OPOS-Suche?
Im asp.client über den Programmaufruf hmd.onlineopos. Voraussetzung: aktivierte Lizenz und entsprechende Berechtigungen. Wenn Sie als Mandant Interesse haben, fragen Sie Ihre Kanzlei. Oder aus Sicht der Kanzlei: fragen Sie doch mal Ihren Mandanten.
Kann ich eine OPOS-Bewegung selbst stornieren?
Nein. Stornieren geht nur über die hmd.fibu oder die hmd.onlinefibu, also in der Regel über die Kanzlei. Die Stornierung erscheint danach im Verlauf des Postens, die ursprüngliche Buchung bleibt nachvollziehbar.
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