Es sollte geklärt werden, ob die OPOS zum Abschlussstichtag noch vorhanden sind oder bereits ausgeglichen wurden. Oft wird dazu eine OPOS-Liste erstellt und dann Position für Position manuell geprüft – eine zeitraubende Angelegenheit.
Das manuelle Abgleichen ist nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig. Bei einer langen OPOS-Liste mit hunderten Positionen passiert es leicht, dass ein Posten übersehen wird oder falsch eingeschätzt wird, ob die Zahlung vor oder nach dem Stichtag erfolgt ist. Besonders in der Abschlusssaison, wenn die Zeit knapp ist, ist das ein unnötiger Stressfaktor.
Die Lösung ist nur einen Filter entfernt!
OPOS-Liste auswählen und bei dem Filter „Zahlungen bis" das aktuelle Datum eingeben. Das war's! Schon ist eine OPOS-Liste erstellt, die nur noch OPOS enthält, die zum Stichtag des Abschlusses vorhanden, aber bis heute nicht ausgeglichen sind.
Was der Filter genau macht
Der Filter „Zahlungen bis" berücksichtigt alle Zahlungseingänge und -ausgänge, die nach dem Abschlussstichtag und bis zum eingegebenen Datum erfolgt sind. Die Software blendet alle Posten aus, die in diesem Zeitraum ausgeglichen wurden. Was übrig bleibt, sind die tatsächlich offenen Forderungen und Verbindlichkeiten – also genau die Posten, die im Jahresabschluss berücksichtigt werden müssen.
Praxis-Tipp: Den richtigen Zeitpunkt wählen
Je später Du die Prüfung durchführst, desto weniger Posten bleiben in der gefilterten Liste. Wenn Du z. B. den Abschluss zum 31.12. erstellst und die OPOS-Klärung im März oder April durchführst, sind die meisten Posten aus dem alten Jahr bereits bezahlt. Die verbleibende Liste ist dann kurz und übersichtlich – und Du kannst Dich auf die wirklich kritischen Fälle konzentrieren.
Was tun mit den verbleibenden offenen Posten?
Die Posten, die nach dem Filtern noch übrig sind, verdienen besondere Aufmerksamkeit. Prüfe für jeden einzelnen: Ist die Forderung noch einbringlich? Muss eine Einzelwertberichtigung gebildet werden? Gibt es Mahnbedarf? Bei Verbindlichkeiten: Wurde die Rechnung vergessen oder gibt es einen Grund für die ausstehende Zahlung? Dokumentiere Deine Einschätzung direkt mit der Kommentarfunktion (STRG+#) an der jeweiligen Buchung.
Für Debitoren und Kreditoren gleichermaßen wichtig
Die OPOS-Klärung betrifft sowohl die Debitorenseite (Forderungen an Kunden) als auch die Kreditorenseite (Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten). Bei Forderungen geht es darum, ob diese noch werthaltig sind. Bei Verbindlichkeiten ist relevant, ob Skontofristen verstrichen sind oder ob Differenzen bestehen. In beiden Fällen liefert der gefilterte OPOS-Bericht sofort die richtige Grundlage.
Hintergrund
Die Funktion ist in das Programm hmd.auswertungen der hmd software AG integriert. Zusammen mit dem hmd.abschluss und der hmd.fibu bildet es eine Rechnungswesenlösung für Steuerkanzleien, Buchhaltungsbüros oder auch Unternehmen jeder Größe. Der Vorteil dieser integrierten Lösung: Alle Daten stehen programmübergreifend zur Verfügung, ohne Export oder Import. Wenn Du Deinen Mandanten zusätzlich einen direkten Einblick in ihre offenen Posten geben möchtest, lohnt sich ein Blick auf hmd.onlineopos.
Statt stundenlang Listen zu prüfen, reicht ein einziger Filter. So wird die OPOS-Klärung im Abschluss von der zeitraubenden Pflichtübung zur schnellen, zuverlässigen Routine.
Mehr zum Thema OPOS im Abschluss findest Du auch im Beitrag OPOS klären im Rahmen der Abschlusserstellung.