Die Abbuchung der Kreditkarte kann manchmal für Verwirrung sorgen. Was wurde da eigentlich alles bezahlt? Und wie bucht man das korrekt? Hier ist ein Lösungsvorschlag!
Das Grundproblem bei Kreditkartenabrechnungen
In vielen Kanzleien läuft es so: Auf dem Bankkonto erscheint ein Sammelbetrag – die monatliche Kreditkartenabrechnung. Dahinter verbergen sich aber zahlreiche Einzelbuchungen: Tankstelle, Restaurant, Online-Bestellung, Hotelübernachtung. Wer das manuell auseinanderpflückt und einzeln bucht, verliert wertvolle Zeit. Und das jeden Monat aufs Neue.
Die hmd-Software bietet dafür eine saubere Lösung über den Kontoauszugsmanager.
Kontoauszugsmanager nutzen
Der Kontoauszugsmanager erlaubt die automatische Verbuchung der Kontoumsätze – damit lassen sich bis zu 50% der Buchungssätze automatisieren. Das Prinzip: Die einzelnen Kreditkartenumsätze werden wie ganz normale Bankumsätze behandelt und können mit den gleichen Werkzeugen verarbeitet werden.
Umsatzdaten importieren
Du kannst die Umsatzdaten Deiner Kreditkarte per CSV-Import in den Kontoauszugsmanager holen. Dort stehen alle gewohnten Funktionalitäten zur Verfügung. Die meisten Kreditkartenanbieter stellen die Umsatzdaten als CSV-Datei zum Download bereit – oft im Online-Banking oder über ein eigenes Kreditkartenportal.
So gehst Du Schritt für Schritt vor
- CSV-Datei beim Kreditkartenanbieter herunterladen
- Im Kontoauszugsmanager den CSV-Import starten
- Spalten zuordnen (Datum, Betrag, Verwendungszweck)
- Buchungsvorschläge prüfen und verbuchen
Automatische Buchungsvorschläge
Der Kontoauszugsmanager erstellt Buchungsvorschläge – wie unvollständige Buchungssätze, bei denen entweder das Gegenkonto fehlt oder noch kontrolliert werden muss. Ein grüner Hintergrund signalisiert vollständige Buchungsvorschläge. Gerade bei wiederkehrenden Kreditkartenumsätzen – etwa der monatlichen Tankfüllung beim gleichen Anbieter – lernt das System schnell und schlägt beim nächsten Mal automatisch das richtige Konto vor.
Manuelle Ergänzungen
Falls nötig, können Kontoverweise manuell hinterlegt werden. So bleiben weniger Belege ohne Buchung übrig, und alles ist vollständig und korrekt erfasst. Besonders bei Mandanten, die regelmässig die gleichen Ausgaben über die Kreditkarte abwickeln, lohnt sich das Anlegen von Kontoverweisen. Nach der Ersteinrichtung laufen die meisten Buchungen dann automatisch durch.
Tipp: Der CSV-Import funktioniert nicht nur für Kreditkartendaten, sondern auch mit normalen Bankdaten. Du kannst also auch Umsätze von Nebenkonten oder PayPal-Konten auf diesem Weg importieren.
Häufige Fehler vermeiden
Ein typischer Fehler: Der Sammelbetrag der Kreditkartenabrechnung wird auf dem Bankkonto gebucht, und die Einzelbuchungen werden zusätzlich erfasst – ohne den Sammelbetrag als Durchlaufposten zu behandeln. Das führt zu doppelten Buchungen. Achte darauf, dass die Sammelabbuchung vom Bankkonto als Umbuchung auf ein Kreditkartenkonto (z. B. Konto 1720) läuft und die Einzelumsätze von dort aus verbucht werden.
Fazit
Die Kreditkartenabrechnung muss kein monatlicher Kraftakt sein. Mit dem CSV-Import in den Kontoauszugsmanager verwandelst Du einen chaotischen Sammelbetrag in saubere Einzelbuchungen – mit automatischen Vorschlägen und minimalem Aufwand.