In einer Zeit, in der E-Rechnungen digital reinkommen, der Kontoauszugsmanager automatisch verbucht und Lieferanten im Workflow angelegt und gepflegt werden – wozu braucht man da noch Sammelkonten?
Wer heute noch Rechnungen unterschiedlicher Lieferanten (Diverse A-Z) auf ein einziges Konto bucht, verschenkt Automatisierung, verliert Transparenz – und blockiert sich bei der Auswertung.
Warum Sammelkreditoren ein Problem sind
Sammelkonten stammen aus einer Zeit, in der das Anlegen eines Personenkontos aufwändig war. Damals wurde der Gelegenheitslieferant eben schnell auf „Diverse Kreditoren" gebucht. Heute hat sich das grundlegend geändert – aber viele Kanzleien und Buchhaltungsabteilungen arbeiten immer noch nach dem alten Muster.
Die Folgen sind gravierend:
- Keine OPOS-Verwaltung: Offene Posten können nicht lieferantenbezogen nachverfolgt werden. Du siehst nur einen Sammelposten, aber nicht, welcher Lieferant wie viel offen hat.
- Kein automatischer Zahlungsverkehr: Ohne individuelles Personenkonto kann die Software keine Zahlungsvorschläge erstellen.
- Keine automatische Zuordnung: Der Kontoauszugsmanager kann Zahlungen nicht automatisch dem richtigen Lieferanten zuordnen.
- Schlechte Auswertbarkeit: Wer hat wann wie viel geliefert? Bei Sammelkonten ist diese Frage nicht zu beantworten.
Die einfache Alternative: Eigenes Konto pro Lieferant
In der hmd.fibu wird Dir automatisch das nächste freie Konto vorgeschlagen – das Anlegen geht super einfach und schnell. Ein neues Personenkonto ist in Sekunden erstellt, nicht in Minuten.
Neu ist außerdem: Du kannst pro Mandant Deinen eigenen Standardbereich für Debitoren und Kreditoren definieren. So bleiben die Kontonummern sauber sortiert und Du behältst die Übersicht – auch bei Mandanten mit vielen Lieferanten.
Praxis-Tipp: Auch Gelegenheitslieferanten verdienen ein eigenes Konto
Selbst wenn ein Lieferant nur einmal im Jahr eine Rechnung stellt – lege ein eigenes Konto an. Der Aufwand ist minimal, aber der Nutzen langfristig: Die Buchung wird automatisch vorgeschlagen, die Zahlung kann über den Zahlungsverkehr abgewickelt werden und bei der nächsten Rechnung desselben Lieferanten ist alles bereits eingerichtet.
Von Sammelkonten auf Einzelkonten umstellen
Du musst nicht alle alten Sammelkontobuchungen umbuchen. Fang einfach ab heute an, neue Rechnungen konsequent auf eigene Personenkonten zu buchen. Mit der Zeit werden die Sammelkonten von selbst irrelevant. Bei bestehenden Mandanten empfiehlt es sich, die Umstellung zum Jahreswechsel durchzuführen.
Ein Klick. Ein Konto. Und jede Rechnung sitzt. Achte dabei auch darauf, Duplikate zu vermeiden, und halte Deine Stammdaten stets aktuell.
Sammelkreditoren waren ein Kompromiss aus einer anderen Zeit. Heute gibt es keinen Grund mehr, darauf zurückzugreifen. Wer digital arbeitet, arbeitet mit Einzelkonten – und profitiert von Automatisierung, Transparenz und besseren Auswertungen.