Auch wenn immer mehr mit OPOS gebucht wird – es wird auch noch viel mit Kontoverweisen gearbeitet! Bislang war es eine leidige Realität: Die Kontoumsätze kommen automatisch rein – aber der passende Beleg vom Mandanten lässt auf sich warten. Ergebnis: Die Umsätze sind da, die Belege nicht. Das automatische Verbuchen wurde aktiviert, aber ohne Belege – unübersichtlich, fehleranfällig, zeitaufwendig.
Das Problem im Detail
Wer Kontoverweise in der hmd-Software nutzt, kennt die Situation: Du hast einen Kontoverweis angelegt, der bestimmte Kontoumsätze automatisch verbucht. Das funktioniert technisch einwandfrei – aber bei manchen Buchungen fehlt dann der zugehörige Beleg. Das Ergebnis: Die Buchung ist da, der Beleg nicht. Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder bei der internen Qualitätskontrolle kann das zum Problem werden.
Besonders kritisch wird es bei Ausgaben, für die ein Beleg zwingend erforderlich ist – zum Beispiel Tankkartenabrechnungen, Bewirtungsbelege oder Reisekosten. Hier reicht es nicht, nur den Bankumsatz zu haben. Der Originalbeleg muss vorliegen.
Die neue Funktion: „Verbuchung automatisch nur mit Belegen"
Du entscheidest ab sofort, für welche Buchungen der Beleg Voraussetzung für die automatische Verbuchung ist. Das heißt: Der Kontoverweis greift nur dann automatisch, wenn auch ein passender Beleg im System vorliegt.
Beispiel:
- DKV-Tankkarte → Nur mit Beleg (weil hier der Originalbeleg entscheidend ist)
- Miete → Geht auch ohne (gleichbleibender Betrag, Mietvertrag liegt vor)
- Telefonrechnung → Nur mit Beleg (wechselnde Beträge, Einzelnachweis nötig)
- Leasingrate → Geht auch ohne (fester Betrag laut Vertrag)
Damit kombinierst Du automatische Buchung UND Belegzuordnung clever und sicher.
Wie Du die Funktion einrichtest
Die Einstellung findest Du direkt im jeweiligen Kontoverweis. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontoverweises gibt es die neue Option, die automatische Verbuchung an das Vorhandensein eines Belegs zu koppeln. Ist die Option aktiviert und kein Beleg vorhanden, bleibt der Umsatz als offener Vorschlag stehen – bis der Beleg eingeht.
Tipp: Gehe Deine bestehenden Kontoverweise einmal systematisch durch und entscheide für jeden einzelnen, ob ein Beleg zwingend nötig ist. So stellst Du sicher, dass die Automatisierung wirklich sauber läuft.
Das bedeutet für Deinen Alltag
- Mehr Automatisierung – alles, was automatisch laufen kann, läuft automatisch
- Weniger manuelle Nacharbeit – keine nachträgliche Belegsuche mehr
- Höhere Datenqualität – jede Buchung hat den Beleg, den sie braucht
- Bessere Prüfungssicherheit – Belege und Buchungen gehören zusammen
Fazit
Die neue Belegoption im Kontoverweis ist ein kleines Feature mit grosser Wirkung. Du behältst die volle Kontrolle darüber, welche Buchungen automatisch durchlaufen und welche auf ihren Beleg warten müssen. Aktiviere die Funktion in Deinem Kontoverweis und heb Deine Buchhaltung aufs nächste Level. Und vergiss nicht, Deine Kontoverweise auch regelmässig zu pflegen -- Tipps dazu gibt es im Beitrag Pflege von Kontoverweisen.