Digitale Belegverarbeitung – einfach nutzen

Kennst Du das?

Jede Kanzlei klagt: „Wir kommen mit der Arbeit nicht hinterher!" Aber nutzen wir wirklich schon alle digitalen Möglichkeiten? In vielen Kanzleien werden Belege immer noch manuell erfasst – Rechnungsnummer abtippen, Betrag eintippen, Konto suchen. Das kostet pro Beleg ein bis zwei Minuten. Bei Hunderten von Belegen pro Mandant und Monat summiert sich das gewaltig.

Digitale Belegverarbeitung

Die digitale Belegverarbeitung gibt es schon lange – aber sie ist jetzt wichtiger denn je! Mit der E-Rechnung wird sie zum neuen Standard. Doch viele nutzen ihre Vorteile nicht:

• Belege automatisch auslesen (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz)
• Buchungsvorschläge erhalten, die sofort übernommen werden können
• Neue Personenkonten mit wenigen Klicks anlegen
• Belege direkt an die Buchung anhängen – revisionssicher

Wie funktioniert das konkret?

Der Prozess ist einfacher als viele denken. Der Mandant stellt seine Belege digital bereit – entweder per E-Mail, über ein Upload-Portal oder über hmd.dts. Die Belege werden automatisch ausgelesen und die erkannten Daten als Buchungsvorschlag aufbereitet. Du siehst den Beleg links, den Buchungsvorschlag rechts – und kannst mit einem Klick verbuchen.

Der grosse Vorteil: Du prüfst nur noch, statt selbst zu erfassen. Das ist schneller, weniger fehleranfällig und deutlich angenehmer.

Die neue Digitale Belegverarbeitung

Die neue digitale Belegverarbeitung von hmd setzt neue Maßstäbe in der digitalen Buchhaltung:

• Nicht nur für E-Rechnungen – auch für ganz normale digitale Rechnungen (PDF, Scan)
• Funktioniert mit oder ohne OPOS – automatisches Matching inklusive
• Zeitersparnis für alle, die noch händisch Belege verarbeiten!
• KI-gestützte Erkennung, die mit jedem Beleg dazulernt – mehr dazu im Beitrag Belegerkennung mit KI

Die digitale Belegverarbeitung ist jetzt auch in der Onlinekasse verfügbar und damit noch flexibler einsetzbar.

Was bringt es in der Praxis?

Die Zeitersparnis ist der offensichtlichste Vorteil – aber nicht der einzige. Durch die automatische Erkennung sinkt die Fehlerquote deutlich. Tippfehler bei Beträgen oder falsch zugeordnete Steuersätze gehören der Vergangenheit an. Ausserdem wird der Beleg automatisch mit der Buchung verknüpft. Das bedeutet: Bei einer späteren Prüfung findest Du zu jeder Buchung sofort den passenden Beleg.

Gerade für Kanzleien, die wachsen wollen, ohne proportional mehr Personal einzustellen, ist die digitale Belegverarbeitung ein entscheidender Hebel. Du verarbeitest mehr Mandanten in der gleichen Zeit – bei gleichbleibender oder sogar besserer Qualität.

Hinweis für hmd.skymaster Nutzer

Umstieg notwendig, da Support nur noch bis 31.03.2025! Mehr Infos in den News oder in der Hilfe. Die neue Belegverarbeitung ist der logische nächste Schritt und bietet deutlich mehr Funktionalität als die bisherige Lösung. Warum sich der komplette Umstieg auf digitale Belege lohnt, erklärt der Beitrag Belege nur digital.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Belegverarbeitung

Was ist die digitale Belegverarbeitung?

Die digitale Belegverarbeitung liest Belege automatisch per OCR und KI aus, erstellt Buchungsvorschläge und hängt den Beleg revisionssicher an die Buchung an. Statt manuell abzutippen, prüfst und bestätigst du nur noch. Die Zeitersparnis liegt bei 1–2 Minuten pro Beleg.

Wie gut erkennt die KI-Belegerkennung Rechnungsdaten?

Bei PDF-Belegen liegt die Erkennungsrate bei 80–95 %. Bei E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) bei nahezu 100 %, da die Daten bereits strukturiert vorliegen. Erkannt werden Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant.

Warum nutzen viele Kanzleien die digitale Belegverarbeitung noch nicht?

Die häufigsten Gründe: Unsicherheit, technische Hemmungen, eingespielte Gewohnheiten und der Irrglaube, die Einführung sei ein großes Projekt. In Wahrheit ist es ein kontinuierlicher Prozess – klein anfangen, Erfahrungen sammeln, Schritt für Schritt ausweiten.

Funktioniert die Belegverarbeitung auch für das Kassenbuch?

Ja. Seit März 2026 ist die digitale Belegverarbeitung auch in der hmd.onlinekasse verfügbar. Kassenquittungen werden automatisch ausgelesen, sortiert und vorgefüllt.

Wie kann ich Buchungen noch schneller verarbeiten?

Zwei Funktionen helfen: Die automatische Transferpool-Analyse und die Stammdaten-Qualitätsanzeige. Außerdem: Kontoverweise sauber pflegen für bessere Automatikvorschläge.