Belegerkennung mit KI

Wie OCR-Systeme die Vorerfassung überflüssig machen

Trotz E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich sieht der Alltag in vielen Kanzleien noch ganz anders aus: Eingangsrechnungen kommen als PDF per E-Mail – oder schlimmer – immer noch auf Papier. Der medienbruchfreie Prozess? Fehlanzeige.

Genau deshalb wird die Digitale Belegverarbeitung in der hmd.fibu so wertvoll. Mithilfe von KI und OCR erkennt das System automatisch alle relevanten Daten einer Rechnung und stellt sie direkt in einer vorausgefüllten Buchungsmaske zur Verfügung. In vielen Fällen sogar mit einem konkreten Buchungsvorschlag.

Was wird automatisch erkannt?

Die KI-gestützte Belegerkennung liest nicht nur den Rechnungsbetrag aus. Sie erfasst alle buchungsrelevanten Informationen:

• Rechnungsnummer – für die eindeutige Zuordnung
• Rechnungsdatum und Leistungszeitraum – für die korrekte Periodenzuordnung
• Netto- und Bruttobetrag – inklusive Erkennung des Steuersatzes
• Lieferantenname und Adresse – für die automatische Zuordnung zum Personenkonto
• IBAN und Bankverbindung – falls auf der Rechnung angegeben

Das bedeutet für Deinen Workflow

• Keine manuelle Vorerfassung mehr
• Keine händische Kontierung
• Keine Tippfehler bei Beträgen oder Rechnungsnummern

Stattdessen ein klar strukturierter Prozess, der die Arbeit im Rechnungswesen entlastet und die Qualität erhöht.

KI im Hintergrund – ohne Mehraufwand

Besonders angenehm: Die KI läuft im Hintergrund mit. Kein Prompt, keine Zusatzoberfläche, keine neue Schulung erforderlich. Du arbeitest in der gewohnten Buchungsmaske – nur dass die Felder bereits vorausgefüllt sind. Das System lernt mit der Zeit dazu: Je mehr Belege eines Lieferanten verarbeitet werden, desto besser werden die Vorschläge. Auch das Gegenkonto wird auf Basis früherer Buchungen vorgeschlagen.

Der Unterschied zur klassischen OCR: Frühere Systeme konnten nur Text erkennen. Die neue KI versteht den Kontext – sie weiss, dass „Gesamtbetrag" ein Bruttobetrag ist und dass die Zahl neben „Rechnungsnr." eine Rechnungsnummer darstellt.

Welche Belegtypen werden unterstützt?

Die Belegerkennung funktioniert mit verschiedenen Dokumenttypen:

• PDF-Rechnungen (auch mehrseitige Dokumente)
• Gescannte Papierbelege (als PDF oder Bild)
• E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format

Bei E-Rechnungen werden die strukturierten Daten direkt übernommen – hier ist die Erkennungsquote nahezu 100%. Bei PDF- und Scan-Belegen liegt die Quote je nach Qualität des Dokuments bei 80-95%.

So aktivierst Du die Funktion

Die Funktion ist bereits da! Einfach in den Mandantenstammdaten unter Onlineanbindungen prüfen, ob die Digitale Belegverarbeitung bereits aktiv ist. Falls nicht, kann sie dort mit wenigen Klicks aktiviert werden. Nach der Aktivierung stehen Dir die KI-Buchungsvorschläge sofort zur Verfügung. Wie KI auch an anderer Stelle in der hmd-Software zum Einsatz kommt, zeigt der Beitrag zum hmd.assistent.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Belegverarbeitung

Was ist die digitale Belegverarbeitung?

Die digitale Belegverarbeitung liest Belege automatisch per OCR und KI aus, erstellt Buchungsvorschläge und hängt den Beleg revisionssicher an die Buchung an. Statt manuell abzutippen, prüfst und bestätigst du nur noch. Die Zeitersparnis liegt bei 1–2 Minuten pro Beleg.

Wie gut erkennt die KI-Belegerkennung Rechnungsdaten?

Bei PDF-Belegen liegt die Erkennungsrate bei 80–95 %. Bei E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) bei nahezu 100 %, da die Daten bereits strukturiert vorliegen. Erkannt werden Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant.

Warum nutzen viele Kanzleien die digitale Belegverarbeitung noch nicht?

Die häufigsten Gründe: Unsicherheit, technische Hemmungen, eingespielte Gewohnheiten und der Irrglaube, die Einführung sei ein großes Projekt. In Wahrheit ist es ein kontinuierlicher Prozess – klein anfangen, Erfahrungen sammeln, Schritt für Schritt ausweiten.

Funktioniert die Belegverarbeitung auch für das Kassenbuch?

Ja. Seit März 2026 ist die digitale Belegverarbeitung auch in der hmd.onlinekasse verfügbar. Kassenquittungen werden automatisch ausgelesen, sortiert und vorgefüllt.

Wie kann ich Buchungen noch schneller verarbeiten?

Zwei Funktionen helfen: Die automatische Transferpool-Analyse und die Stammdaten-Qualitätsanzeige. Außerdem: Kontoverweise sauber pflegen für bessere Automatikvorschläge.