Die Belegverarbeitung in der Buchhaltung ist einer der größten Zeitfresser – gerade dann, wenn man nach wie vor die Daten von Hand abtippt und erfasst. Mit dem aktuellen Update der hmd.fibu gibt es gleich zwei Verbesserungen, die nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität der Buchhaltung spürbar erhöhen.
Im Kern geht es um einen einfachen Gedanken: Alles, was die Software automatisch erledigen kann, sollte sie auch automatisch erledigen. Du als Anwender sollst Dich auf die fachliche Prüfung und Freigabe konzentrieren können – nicht auf das Anschieben von Prozessen, die eigentlich von selbst laufen könnten. Genau das setzen die beiden neuen Features konsequent um.
Zwei Features, die den Unterschied machen
Automatische Analyse von Transferpool-Belegen
Bislang mussten Belege, die aus dem hmd.transferpool in die hmd.fibu (Dokumentenpool) verschoben wurden, noch manuell geprüft und in die Digitale Belegverarbeitung geschickt werden. Mit dem neuen Update passiert das vollautomatisch – sofern die Digitale Belegverarbeitung aktiviert ist:
- Erkennung des Belegs
- Erstellung des Buchungsvorschlags
- Bereitstellung für die finale Buchung
Kein manueller Klick mehr notwendig. Du sparst nicht nur Zeit, sondern reduzierst auch das Risiko, dass Belege vergessen oder falsch zugeordnet werden.
Was bedeutet das konkret? Stell Dir vor, Dein Mandant lädt seine Belege per hmd.transferpool hoch. Früher musstest Du jeden Beleg im Dokumentenpool einzeln markieren und manuell in die Analyse schicken. Bei 30 oder 40 Belegen pro Mandant und Monat summierte sich das schnell auf mehrere Minuten reiner Klickarbeit. Jetzt passiert das im Hintergrund – noch bevor Du den Dokumentenpool überhaupt öffnest, liegen die Buchungsvorschläge bereits fertig vor.
Das ist besonders wertvoll, wenn Du morgens mit der Belegverarbeitung startest: Du öffnest den Dokumentenpool und kannst direkt mit der Prüfung und Freigabe beginnen, statt erst den Analyseprozess anzustoßen und auf Ergebnisse zu warten.
Stammdaten-Qualitätsanzeige im Dokumentenpool
Gepflegte Stammdaten sind die Basis für eine automatisierte Buchhaltung. Neu ist: Direkt in der Dokumentenliste zeigt ein Prozentwert, wie gut die Personenkonto-Stammdaten gepflegt sind. Je höher der Wert, desto sicherer laufen die automatischen Zuordnungen. Schlechte Werte erkennst du auf einen Blick – und kannst gezielt nachbessern.
Warum ist das so wichtig? Die Digitale Belegverarbeitung lernt aus Deinen Stammdaten. Wenn ein Personenkonto sauber gepflegt ist – mit korrektem Namen, Adresse, Steuernummer und Bankverbindung – kann die Software eingehende Belege deutlich zuverlässiger zuordnen. Ein Personenkonto mit lückenhafen Daten hingegen führt zu unsicheren Vorschlägen oder gar keiner automatischen Zuordnung.
Die neue Prozentanzeige macht diesen Zusammenhang sichtbar. Ein Wert von 90 % oder höher bedeutet: Die Stammdaten sind gut gepflegt und die automatische Zuordnung läuft zuverlässig. Liegt der Wert unter 60 %, weißt Du sofort, dass hier Handlungsbedarf besteht. So kannst Du gezielt die Personenkonten nachpflegen, bei denen es sich am meisten lohnt.
So profitierst Du im Alltag
Die beiden neuen Features greifen perfekt ineinander und beschleunigen den gesamten Belegverarbeitungsprozess:
- Weniger Klicks, weniger Wartezeiten, mehr Automatisierung
- Schnellere Monatsabschlüsse, weil Belege bereits analysiert vorliegen
- Weniger Fehlerquellen durch automatisierte Abläufe
- Transparente Datenqualität auf einen Blick
- Gezielte Stammdatenpflege statt Rätselraten, warum ein Beleg nicht erkannt wurde
Gerade bei Kanzleien mit vielen Mandanten macht sich der Zeitgewinn deutlich bemerkbar. Wenn Du pro Mandant auch nur zwei Minuten weniger für die Belegverarbeitung brauchst, sind das bei 50 Mandanten fast zwei Stunden pro Monat – Zeit, die Du für anspruchsvollere Aufgaben nutzen kannst.
Tipps für den optimalen Einsatz
- Prüfe, ob die Digitale Belegverarbeitung in Deiner Kanzlei durchgehend aktiviert ist – nur dann greift die automatische Analyse
- Nutze den neuen Prozentwert, um schrittweise die Stammdaten noch weiter zu optimieren – fang mit den Mandanten an, bei denen der Wert am niedrigsten ist
- Informiere Mitarbeiter und Kollegen über die neue Anzeige, damit das Team den Mehrwert sofort erkennt
- Plane einmal pro Quartal eine gezielte Stammdaten-Bereinigung ein – so bleibt die Qualität dauerhaft hoch
Fazit
Mit diesen beiden Neuerungen wird die Digitale Belegverarbeitung noch effizienter und sicherer. Wer bisher gezögert hat, sollte spätestens jetzt umsteigen – denn jede Minute, die Du in saubere Stammdaten und automatisierte Prozesse investierst, sparst Du später doppelt.
Die Kombination aus automatischer Beleganalyse und transparenter Stammdatenqualität zeigt, wohin die Reise geht: Weg von manueller Routinearbeit, hin zu einer Buchhaltung, die sich weitgehend selbst organisiert. Du behältst die Kontrolle, aber die Software nimmt Dir die Fleißarbeit ab. Wer den nächsten Schritt gehen will, sollte sich mit Automatikbuchungen beschäftigen. Und damit die automatischen Zuordnungen auch bei Bankbuchungen sauber greifen, lohnt sich ein Blick auf das Thema Kontoverweise richtig nutzen.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Belegverarbeitung
Was ist die digitale Belegverarbeitung?
Die digitale Belegverarbeitung liest Belege automatisch per OCR und KI aus, erstellt Buchungsvorschläge und hängt den Beleg revisionssicher an die Buchung an. Statt manuell abzutippen, prüfst und bestätigst du nur noch. Die Zeitersparnis liegt bei 1–2 Minuten pro Beleg.
Wie gut erkennt die KI-Belegerkennung Rechnungsdaten?
Bei PDF-Belegen liegt die Erkennungsrate bei 80–95 %. Bei E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) bei nahezu 100 %, da die Daten bereits strukturiert vorliegen. Erkannt werden Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant.
Warum nutzen viele Kanzleien die digitale Belegverarbeitung noch nicht?
Die häufigsten Gründe: Unsicherheit, technische Hemmungen, eingespielte Gewohnheiten und der Irrglaube, die Einführung sei ein großes Projekt. In Wahrheit ist es ein kontinuierlicher Prozess – klein anfangen, Erfahrungen sammeln, Schritt für Schritt ausweiten.
Funktioniert die Belegverarbeitung auch für das Kassenbuch?
Ja. Seit März 2026 ist die digitale Belegverarbeitung auch in der hmd.onlinekasse verfügbar. Kassenquittungen werden automatisch ausgelesen, sortiert und vorgefüllt.
Wie kann ich Buchungen noch schneller verarbeiten?
Zwei Funktionen helfen: Die automatische Transferpool-Analyse und die Stammdaten-Qualitätsanzeige. Außerdem: Kontoverweise sauber pflegen für bessere Automatikvorschläge.