functionmonday – Kontoverweise richtig nutzen

Heute schlägt der Kontoauszugsmanager in diversen Fällen Buchungsvorschläge vor. Die Qualität verbessert sich ständig und immer mehr lassen sich Kontoumsätze vollautomatisch verbuchen. Es gibt aber auch Fälle, in denen man nicht die Buchungsvorschläge nutzen kann oder will – dafür gibt es Kontoverweise. Die können jetzt noch mehr!

Was sind Kontoverweise?

Kontoverweise sind Regeln, die Du im Kontoauszugsmanager der hmd-Software hinterlegst. Sie sagen dem System: „Wenn im Verwendungszweck eines Kontoumsatzes bestimmte Begriffe vorkommen, dann buche auf dieses Konto mit diesem Steuerschlüssel.” Das ist besonders nützlich bei wiederkehrenden Zahlungen, die nicht über OPOS laufen – zum Beispiel Mieten, Versicherungsbeiträge oder Privatentnahmen.

Kontoverweise allgemein

Die Grundstruktur eines Kontoverweises besteht aus drei Elementen:

• Suchtext: Definiere einen oder mehrere Suchtext(e), die im Verwendungszweck gesucht werden
• Kontierung: Lege das G-Konto und den Steuerschlüssel fest
• Buchungstext: Text aus dem Umsatz übernehmen, Textbaustein verwenden oder individuell festlegen

NEU – Nur für bestimmte Konten

Jetzt kann festgelegt werden, dass ein Kontoverweis nur für ein oder mehrere bestimmte Konten angewendet werden soll. Das ist besonders praktisch, wenn ein Mandant mehrere Bankkonten hat und ein bestimmter Suchbegriff nur auf einem davon relevant ist.

Beispiel: Der Suchtext „Miete” soll nur auf dem Geschäftskonto greifen, nicht auf dem Privatkonto. Ohne diese Einschränkung würde der Kontoverweis auf beiden Konten matchen – mit möglicherweise falschen Buchungsvorschlägen.

NEU – Gültigkeit

Es kann hinterlegt werden, von wann und/oder bis wann ein Kontoverweis gültig sein soll. Das löst ein häufiges Problem in der Praxis:

• Ein Leasingvertrag läuft aus – der Kontoverweis soll ab einem bestimmten Datum nicht mehr greifen
• Ein neuer Mietvertrag beginnt ab Januar – der Kontoverweis soll erst dann aktiv werden
• Ein befristeter Vertrag (z. B. Baustellenmiete) hat ein klares Start- und Enddatum

Tipp: Nutze die Gültigkeit auch, um saisonale Buchungen abzubilden – etwa Winterdienst-Verträge, die nur von November bis März gelten.

Praxis-Tipp: Kontoverweise regelmässig pflegen

Kontoverweise entfalten ihre volle Wirkung nur, wenn sie aktuell sind. Nimm Dir einmal pro Quartal Zeit, die bestehenden Kontoverweise zu überprüfen: Sind die Suchtexte noch korrekt? Stimmen die Konten noch? Gibt es abgelaufene Verträge, deren Kontoverweise deaktiviert werden sollten? Eine saubere Pflege verhindert Fehlbuchungen und spart langfristig deutlich mehr Zeit, als sie kostet.

Fazit

Beide neuen Funktionalitäten – Kontoeinschränkung und Gültigkeit – können nicht nur die Qualität steigern, sondern versetzen Dich in die Lage, schon im Vorfeld Informationen einfliessen zu lassen, die als Buchungsvorschlag so nie sofort greifen würden. Das macht Kontoverweise zu einem noch mächtigeren Werkzeug in Deiner Buchhaltung. Eine besonders spannende Erweiterung ist die automatische Verbuchung nur mit Beleg. Und wer seine Kontoverweise langfristig sauber halten will, findet im Beitrag Pflege von Kontoverweisen wertvolle Tipps.