Der Dokumentenpool ist das Herzstück der digitalen Belegverarbeitung in der hmd-Software. Täglich landet hier eine Flut an Dokumenten – E-Rechnungen, eingescannte Belege, automatisch importierte PDFs. Und doch arbeiten die meisten Anwender mit den Standard-Einstellungen, die beim ersten Start gesetzt wurden. Das ist so, als würdest Du ein Profi-Werkzeug kaufen und es nie aus der Verpackung nehmen.
Das muss nicht so sein. Mit drei simplen Einstellungen holst Du spürbar mehr aus Deinem Dokumentenpool heraus – und zwar jeden Tag. In Schulungen erlebe ich immer wieder, dass selbst erfahrene Anwender diese Optionen nicht kennen. Dabei sind sie in wenigen Klicks eingerichtet und machen einen spürbaren Unterschied im täglichen Workflow.
Warum Standard-Einstellungen Dich ausbremsen
Die Werkseinstellungen des Dokumentenpools sind auf den kleinsten gemeinsamen Nenner ausgelegt. Sie funktionieren – aber sie sind nicht auf Geschwindigkeit optimiert. Wenn Du täglich Belege verarbeitest, kosten Dich kleine Ineffizienzen bei jedem einzelnen Beleg ein paar Sekunden. Bei 30 Belegen am Tag sind das schnell 5 bis 10 Minuten – pro Tag. Hochgerechnet auf einen Monat ist das fast ein halber Arbeitstag, der durch drei einfache Einstellungen zurückgewonnen werden kann.
Die 3 Einstellungen, die alles verändern
Sortierung – Deine Wahl!
Standardmäßig zeigt der Dokumentenpool Belege nach Dateiname sortiert an. Für die meisten aber ist das die schlechteste Option. Nach Datum sortiert findest Du sofort die neuesten Dokumente – ideal wenn täglich neue Belege reinkommen. Nach Dateiname macht Sinn wenn Du strukturierte Import-Prozesse hast. Und Neueste zuerst ist der Favorit der meisten erfahrenen Anwender.
Nutzt Du die Digitale Belegverarbeitung? Dann probier mal Datum – die meisten Anwender lieben es. Gerade wenn Mandanten ihre Belege laufend über den hmd.transferpool hochladen, hast Du mit der Datumssortierung immer sofort im Blick, was neu ist und noch bearbeitet werden muss.
Übrigens: Die Sortierung wird pro Benutzer gespeichert. Jeder im Team kann seine bevorzugte Sortierung wählen, ohne die Einstellung der Kollegen zu beeinflussen. Das macht es einfach, die optimale Variante für den eigenen Workflow zu finden.
⚙️ Einstellung: Sortierung im Dokumentenpool-HeaderMiniaturansicht und der richtige Zoom
Die Vorschau ist immer da. Aber weißt Du, dass Du den Zoom individuell einstellen kannst? So groß, dass Du den Lieferanten direkt erkennst – und sofort weißt, auf welches Personenkonto gebucht wird. Abgleichen leicht gemacht.
Der richtige Zoom-Level hängt von Deinem Bildschirm und Deiner typischen Belegart ab. Bei Rechnungen im A4-Format reicht oft ein mittlerer Zoom, der den Kopfbereich mit Lieferantenname und Rechnungsnummer lesbar zeigt. Bei kleineren Belegen wie Kassenzettel oder Quittungen brauchst Du eventuell einen höheren Zoom. Experimentiere ein wenig – die ideale Einstellung findest Du schnell.
Mein Tipp: Stelle den Zoom so ein, dass der Lieferantenname und die Rechnungsnummer ohne Scrollen sichtbar sind. Das spart bei 50+ Belegen täglich enorm viel Zeit.
Das Schloss-Symbol – Dein neuer bester Freund
Schnelle Buchung ohne Beleg? Aber der Pool ist noch offen? Hier kommt das Schloss-Symbol ins Spiel. Aktiviere es und Du kannst buchen ohne den Pool zu schließen und neu zu starten.
Der Workflow: Schloss aktivieren, buchen, Schloss deaktivieren. Kein Schließen. Kein Neustarten. Fertig.
Im Alltag passiert es ständig: Du bist mitten in der Belegverarbeitung und ein Kollege braucht dringend eine schnelle Buchung – eine Überweisung, eine Korrekturbuchung oder ein Kassenzugang. Ohne das Schloss-Symbol müsstest Du den gesamten Dokumentenpool schließen, die Buchung erfassen und dann alles wieder neu öffnen. Mit dem Schloss sperrst Du den Pool kurz, erledigst die Zwischenbuchung und machst nahtlos weiter. Das klingt nach einer Kleinigkeit, spart aber im Kanzleialltag erstaunlich viel Frust und Zeit.
⚙️ Einstellung: Schloss-Icon in der ToolbarSo richtest Du alles ein – in unter 2 Minuten
Du brauchst keine IT-Abteilung und keine Administratorrechte. Alle drei Einstellungen findest Du direkt in der Benutzeroberfläche des Dokumentenpools. Öffne den Pool, stelle die Sortierung um, passe den Zoom an und merk Dir die Position des Schloss-Symbols. Das war's. Ab dem nächsten Beleg profitierst Du bereits von den Änderungen.
Mein Vorschlag: Nimm Dir diese Woche zwei Minuten und richte alle drei Einstellungen ein. Danach beobachte bewusst, wie sich Dein Workflow verändert. Die meisten Anwender berichten mir, dass sie nach einer Woche nicht mehr zu den alten Einstellungen zurück möchten.
Das Fazit: Buchhaltung ist nicht langweilig – man muss nur wissen, wo man schauen muss. Diese drei Einstellungen kosten Dich zusammen weniger als 2 Minuten zum Einrichten. Und sparen Dir danach täglich Zeit. Das ist der #functionmonday-Gedanke.
Warum das jetzt wichtig wird
Mit der E-Rechnung-Pflicht ab 2025 wird der Dokumentenpool für viele Kanzleien und Unternehmen zum zentralen Dreh- und Angelpunkt. Die Belegmenge steigt – und wer dann noch mit Standard-Einstellungen arbeitet, wird das spüren. Wer heute optimiert, hat morgen den Vorsprung.
Durch die zunehmende Verbreitung von elektronischen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD und XRechnung werden immer mehr Belege automatisch im Dokumentenpool landen. Das ist grundsätzlich eine gute Entwicklung – aber nur, wenn Dein Pool darauf vorbereitet ist. Mit der richtigen Sortierung, dem passenden Zoom und dem Schloss-Symbol bist Du bestens aufgestellt, um auch bei steigenden Belegmengen effizient zu arbeiten. Einen umfassenden Überblick über alle Dokumentenpool-Einstellungen gibt es im Beitrag Dokumentenpool: 3 Einstellungen, die kaum jemand kennt.
Übrigens: Wenn Du wissen möchtest, wie viel Zeit Du durch optimierte digitale Belegverarbeitung sparst, schau Dir mal den Ersparnis-Rechner auf der Startseite an. Die Zahlen überraschen oft.