Immer häufiger kommt es vor, dass der natürliche Fluss bei der Belegerfassung unterbrochen wird: Ein Beleg mit einer anderen Währung als Euro. Und dann geht es los – wo stehen die Umrechnungskurse? Für welchen Tag? Eigentlich eine Kleinigkeit, die aber mehr Zeit kostet, als sie sollte.
Ob Einkaufsrechnung in US-Dollar, eine Dienstleistung in Schweizer Franken oder eine Hotelrechnung in britischen Pfund – Fremdwährungsbelege gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Der klassische Weg: Einen Browser öffnen, die Seite der EZB aufrufen, den Kurs für den richtigen Tag heraussuchen, den Betrag manuell umrechnen und dann alles sauber dokumentieren. Das kostet pro Beleg schnell zwei bis drei Minuten extra.
Die Lösung ist nur eine Taste entfernt
In der Erfassungsmaske der hmd.fibu den Betrag in der Fremdwährung erfassen und F3 drücken. Schon bekommt man eine Auswahl an Währungen und definiert noch den Stichtag für den Kurs.
Das war's! Der Betrag wird umgerechnet und im Erfassungstext werden Währung und Kurs automatisch dokumentiert.
Warum die automatische Dokumentation so wichtig ist
Bei Fremdwährungsbuchungen reicht es nicht, einfach nur den Euro-Betrag zu buchen. Für eine ordnungsgemäße Buchführung musst Du nachweisen können, welcher Kurs verwendet wurde und auf welches Datum er sich bezieht. Die hmd.fibu erledigt das automatisch: Währung, Originalbetrag und verwendeter Kurs werden im Erfassungstext dokumentiert – ohne dass Du etwas zusätzlich eingeben musst.
Das ist besonders bei einer Betriebsprüfung relevant. Der Prüfer kann sofort nachvollziehen, wie der Euro-Betrag zustande gekommen ist, ohne dass Du alte Kursbelege heraussuchen musst.
Welcher Kurs gilt?
Grundsätzlich gilt der Kurs am Tag der Leistungserbringung bzw. am Rechnungsdatum. Bei Bankbuchungen wird oft der Kurs des Buchungstages der Bank verwendet. In der hmd.fibu kannst Du den Stichtag flexibel wählen, sodass Du immer den passenden Kurs anwenden kannst.
Praxis-Tipp: Kursdifferenzen beachten
Wenn zwischen Rechnungseingang und Zahlung einige Zeit vergeht, kann sich der Wechselkurs ändern. Die daraus entstehenden Kursdifferenzen – also Kursgewinne oder Kursverluste – müssen gesondert verbucht werden. Das ist besonders bei Mandanten mit regelmäßigem internationalen Geschäftsverkehr relevant.
Typische Anwendungsfälle
- Einkaufsrechnungen von internationalen Lieferanten (USD, GBP, CHF)
- Reisekostenabrechnungen mit Fremdwährungsbelegen
- Software-Abonnements, die in Dollar abgerechnet werden
- Provisionen oder Lizenzgebühren aus dem Ausland
Eine Taste. Ein Klick. Und die Fremdwährung ist sauber umgerechnet und dokumentiert – ohne Browsersuche, ohne Taschenrechner, ohne Nacharbeit.