Viele Anwender benennen Dateien aus der Finanzbuchhaltung im Nachhinein manuell um. Doch warum dieser zusätzliche Aufwand? Tipp: Definiere die Dateinamen im Vorfeld einmalig und lass das System den Rest erledigen!
Die 5 Schritte
1. Auswertung auswählen – Die hmd.auswertungen starten und die gewünschte Auswertung auswählen 2. Druckeinstellungen öffnen – Den Dokumentennamen-Einstellungen starten 3. Dokumentennamen festlegen – Standardbaustein auswählen oder individuellen Dokumentennamen mit vordefinierten Platzhaltern vergeben 4. Weitere Auswertungen – Schritt 1–3 wiederholen, bis bei allen gewünschten Auswertungen ein passender Name hinterlegt ist 5. Auswertungen zusammenstellen – Alle gewünschten Auswertungen markieren, Bezeichnung vergeben und zwischen mandantenbezogen und Kanzleiarchiv entscheiden
Ab jetzt: Start der hmd.auswertungen → Einstellungen laden → Einstellungen auswählen und ausgeben. Alle Dokumente haben den vorher definierten Namen.
Was sollte noch berücksichtigt werden?
- Reports vs. Auswertungen: Reports bündeln alle Auswertungen in einer PDF – mit Deckblatt, Logo usw. Einfacheres Handling für Kanzlei und Mandant
- UStVA: Erhält der Mandant das Übermittlungsprotokoll separat, oder reicht der Zahlbetrag im Report?
- Rückfragen: Der Infobrief kann einzeln oder als Teil eines Reports erstellt werden – bei Rückfragen empfiehlt sich aber eine separate Datei
- Speicherorte in hmd.mandant: Können kanzleiweit hinterlegt werden – kein manuelles Ablegen mehr nötig
Die Dokumentennamen sind nur ein Teil der Optimierung. Weitere praktische Einstellungen rund um den Dokumentenpool findest Du im Beitrag Dokumentenpool: 3 Einstellungen, die kaum jemand kennt.