Die hmd.onlinefaktura revolutioniert das Rechnungswesen durch vollständige Integration in hmd.fibu – ohne Export, ohne Medienbruch. Und mit dem jüngsten Update ist sie fit für VoP (Verification of Payee) – ein Meilenstein für sichere Zahlungen.
Gerade kleine Unternehmen und Mandanten mit wenigen Ausgangsrechnungen pro Monat stehen vor einem Dilemma: Eine eigene Faktura-Software lohnt sich kaum, aber Word- und Excel-Rechnungen sind weder rechtskonform noch effizient. hmd.onlinefaktura löst genau dieses Problem – direkt aus dem Browser heraus, vollständig in die hmd-Software integriert und ab sofort auch mit Unterstützung für die Zahlungsempfängerprüfung (VoP).
Warum Word- und Excel-Rechnungen keine Lösung mehr sind
Viele Mandanten erstellen ihre Rechnungen noch immer mit Word oder Excel. Das mag auf den ersten Blick einfach wirken, bringt aber erhebliche Risiken mit sich. Rechnungsnummern werden doppelt vergeben, Pflichtangaben fehlen, und die Archivierung erfolgt bestenfalls in einem Ordner auf dem Desktop. Hinzu kommt: Eine Word-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Spätestens mit der E-Rechnungspflicht wird diese Arbeitsweise zum echten Problem.
Der Status quo: manuelle Rechnungserstellung
Viele Anwender erstellen ihre Ausgangsrechnungen weiterhin manuell – etwa mit Word oder Excel. Diese Vorgehensweise ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch ineffizient: Rechnungsnummern werden doppelt vergeben, Belegbilder fehlen oder werden unstrukturiert archiviert. Medienbrüche entstehen, weil Rechnungen separat erzeugt, versendet und dann manuell in die Buchhaltung übernommen werden müssen. Und so ganz nebenbei – es ist nicht zulässig!
Nahtlose Integration statt Medienbruch
Das Besondere an hmd.onlinefaktura ist die direkte Anbindung an hmd.fibu. Wenn der Mandant eine Rechnung erstellt und fertigstellt, wird sie automatisch in die Buchhaltung übernommen – inklusive Belegbild, fertig verbucht und revisionssicher archiviert. Kein Export, kein Import, kein manuelles Nachbuchen. Für die Kanzlei bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger Korrekturen und ein durchgängiger Datenfluss vom Rechnungsausgang bis zur BWA.
Die Integration
hmd.onlinefaktura ist nahtlos mit hmd.fibu verbunden. Sobald eine Rechnung erstellt und fertiggestellt ist, wird sie automatisch inklusive Belegbild in die Buchhaltung übernommen – komplett fertig verbucht. Keine Exporte oder manuellen Arbeitsschritte notwendig.
Verification of Payee – warum das VoP-Update wichtig ist
Mit der EU-Verordnung zur Zahlungsempfängerprüfung (Verification of Payee, kurz VoP) müssen Banken künftig bei jeder Überweisung prüfen, ob der angegebene Kontoinhaber mit dem Namen des Zahlungsempfängers übereinstimmt. Ziel ist der Schutz vor Betrug und fehlgeleiteten Zahlungen. Für dich als Rechnungssteller heißt das: Die Angabe des Kontoinhabers auf der Rechnung wird deutlich wichtiger. hmd.onlinefaktura unterstützt das bereits jetzt.
VoP-Update
Mit dem letzten Update wurde hmd.onlinefaktura um eine zentrale Funktion für mehr Zahlungssicherheit ergänzt: Die Möglichkeit, den Kontoinhaber direkt in den Stammdaten zu hinterlegen und optional auf der Rechnung anzuzeigen. So sehen Empfänger sofort, auf welchen Namen das angegebene Bankkonto läuft – gerade im Kontext der kommenden Verpflichtung zur Zahlungsempfängerprüfung (Verification of Payee, VoP).
ZUGFeRD: E-Rechnung direkt aus dem Browser
hmd.onlinefaktura erzeugt Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Das bedeutet: Jede Rechnung enthält sowohl eine visuell lesbare PDF-Darstellung als auch eine maschinenlesbare XML-Datei. Damit erfüllt sie alle aktuellen und absehbaren Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Dein Mandant erstellt die Rechnung einfach im Browser, und das System kümmert sich um Format, Archivierung und Verbuchung. So wird auch ein Mandant mit drei Rechnungen im Monat gesetzeskonform – ohne Zusatzsoftware und ohne Schulungsaufwand.
ZUGFeRD-E-Rechnung
hmd.onlinefaktura unterstützt das ZUGFeRD-Format, das sowohl eine strukturierte maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuelle PDF enthält. Damit ist die Rechnung rechtlich sicher, maschinell auswertbar und für alle Beteiligten einfach zu lesen. Gleichzeitig erfüllt sie aktuelle wie künftige Anforderungen aus dem E-Rechnungsgesetz.
Praxisfall
Ein Solo-Buchhalter berichtet: „Früher habe ich 15 Minuten pro Rechnung verloren – heute verfasse und buche ich in einem Schritt." Durch die direkte Integration entfällt der gesamte Übertragungsprozess zur Buchhaltung. Kein Drucken, kein Scannen, kein Nachfassen.
Fazit: Rechnungserstellung, die mitdenkt
Mit hmd.onlinefaktura machst du die Ausgangsrechnungen deiner Mandanten fit für die Zukunft. Die Integration in hmd.fibu eliminiert Medienbrüche, das ZUGFeRD-Format erfüllt die E-Rechnungspflicht, und das VoP-Update sorgt für maximale Zahlungssicherheit. Wer seinen Mandanten eine einfache, gesetzeskonforme Lösung für Ausgangsrechnungen anbieten will, findet hier das passende Werkzeug. Den Hintergrund zur E-Rechnungspflicht erklären wir im Beitrag Jetzt Buchhaltungsprozesse digitalisieren. Wie Rechnungsstellung und Buchhaltung nahtlos zusammenspielen, zeigt der Beitrag Rechnungen schreiben mit Buchhaltungsanbindung.
Fazit
Mit hmd.onlinefaktura und dem VoP-Update etablierst du eine effiziente, sichere und zukunftsfähige Lösung. Durch die Integration in die Buchhaltung, die Unterstützung digitaler Rechnungsformate und die neuen VoP-Funktionen legst du den Grundstein für eine Buchhaltung in Echtzeit.
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