Alles wird digitaler – aber was ist mit der Übersicht?
Früher war es einfach: Der Briefkasten wurde geleert, das Faxgerät ratterte, und schon hatte man alle eingehenden Dokumente im Blick. Doch heute kommen Dokumente über viele Kanäle: E-Mails mit Anhängen, Links zu Onlineverzeichnissen, Mandanten, die Dokumente über verschiedenste Wege bereitstellen. Die Folge: Ein ständiges Suchen nach den richtigen Dateien.
Gerade in Kanzleien mit vielen Mandanten wird das schnell unübersichtlich. Wer hat welche Belege geschickt? Liegen sie im E-Mail-Postfach, auf dem Netzlaufwerk oder im Download-Ordner? Und wem gehören die drei PDFs, die heute Morgen reingekommen sind?
Der hmd.transferpool – jetzt mit automatischem Dokumentenimport
Bisher konntest Du hier die von Mandanten bereitgestellten Dokumente über hmd.dts in einer übersichtlichen Ansicht sehen und direkt weiterverarbeiten. Doch jetzt wird es noch besser:
- Hinterlege zentrale oder lokale Verzeichnisse als Importquelle
- Dokumente werden automatisch in den hmd.transferpool übernommen
- Feste Zuordnung per Mandantennummer oder durch Ableitung aus Unterverzeichnissen
Das bedeutet: Kein mühsames Einsortieren mehr. Keine doppelten Arbeitsschritte. Alles an einem Ort.
Wie der Autoimport funktioniert
Das Prinzip ist einfach: Du legst ein Verzeichnis fest – zum Beispiel ein Netzlaufwerk oder einen lokalen Ordner. In diesem Verzeichnis gibt es Unterordner, die nach Mandantennummern benannt sind. Sobald ein neues Dokument in einem dieser Ordner landet, erkennt der hmd.transferpool es automatisch und ordnet es dem richtigen Mandanten zu.
Alternativ kannst Du auch ein einzelnes Verzeichnis ohne Unterordner verwenden. In diesem Fall muss die Mandantennummer im Dateinamen enthalten sein, damit die Zuordnung funktioniert.
Tipp: Richte eine E-Mail-Regel ein, die eingehende Belege automatisch in den überwachten Ordner speichert. So landen die Dokumente ohne manuellen Zwischenschritt direkt im hmd.transferpool.
Typische Einsatzszenarien
- Scanner-Ordner: Gescannte Post wird automatisch dem richtigen Mandanten zugeordnet
- E-Mail-Anhänge: Belege aus E-Mails werden in überwachte Ordner gespeichert
- Cloud-Verzeichnisse: Mandanten legen Belege in einem geteilten Ordner ab
- Zentrale Scan-Station: Das Sekretariat scannt eingehende Post, die automatisch verteilt wird
Vorteile für Sekretariat und Sachbearbeiter
Besonders für das Sekretariat und den Frontdesk bringt das eine enorme Zeitersparnis, weniger Fehler und eine bessere Organisation. Aber auch die Sachbearbeiter profitieren: Sie finden alle Belege eines Mandanten an einem zentralen Ort – dem hmd.transferpool. Kein Nachfragen mehr, ob Belege schon da sind. Kein Suchen in verschiedenen Ordnern oder E-Mail-Postfächern.
Fazit
Der Autoimport im hmd.transferpool schliesst eine Lücke, die in vielen Kanzleien für unnötigen Aufwand gesorgt hat. Dokumente kommen automatisch an der richtigen Stelle an – egal über welchen Kanal sie eingehen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Ordnung im digitalen Belegfluss. Als Alternative zum Autoimport kannst Du auch einen Importordner einrichten – besonders praktisch, wenn gescannte Post direkt im Transferpool landen soll.