Das Problem: Alles digital — außer die Unterschrift
Belege werden digital erfasst. Buchungen laufen automatisiert. Mandanten liefern ihre Daten über Onlineportale. Die Kommunikation ist digital, die Auswertungen sind digital, die Archivierung ist digital.
Und dann kommt der Moment, in dem jemand einen Vertrag, eine Vollmacht oder einen Jahresabschluss unterschreiben soll.
Was passiert? Drucken. Unterschreiben. Einscannen. Per E-Mail verschicken. Vielleicht noch per Post. Manchmal sogar beides.
Das ist der letzte Medienbruch. Er kostet Zeit, er erzeugt Papierdokumente, die wieder archiviert werden müssen, und er bricht einen Prozess auf, der bis dahin sauber durchdigitalisiert war.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist das rechtlich anerkannte Pendant zur handschriftlichen Unterschrift. Sie bestätigt, wer ein Dokument unterzeichnet hat, und stellt sicher, dass es danach nicht verändert wurde.
Die Rechtsgrundlage bildet die eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) — sie gilt EU-weit und definiert drei Stufen elektronischer Signaturen:
EES – Einfache Elektronische Signatur
Ein eingescanntes Unterschriftsbild, ein Name unter einer E-Mail oder ein Klick auf „Ich stimme zu“. Rechtlich gültig, aber leicht anfechtbar. Geeignet für interne Dokumente und formlose Bestätigungen.
FES – Fortgeschrittene Elektronische Signatur
Manipulationssicher, mit Zeitstempel und eindeutiger Zuordnung zum Unterzeichner. Jede nachträgliche Änderung am Dokument wird erkannt. Geeignet für Verträge, Geschäftsdokumente und Freigaben.
QES – Qualifizierte Elektronische Signatur
Die höchste Stufe — EU-weit der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (eIDAS Art. 25 Abs. 2). Erfordert eine Identitätsprüfung und ein qualifiziertes Zertifikat. Geeignet für Arbeitsverträge, Vollmachten, notarielle Vorgänge.
Für den Kanzleialltag heißt das: Je nach Dokumententyp wählt man die passende Stufe. Für die meisten Geschäftsvorgänge reicht eine FES. Für alles, was eine Handunterschrift ersetzen muss, braucht man die QES.
fino.sign — der Signaturservice im Hintergrund
fino.sign ist ein Signaturservice, der alle drei Stufen (EES, FES, QES) abdeckt. Er funktioniert als Cloud-Dienst: Ein Dokument wird hochgeladen, der Empfänger erhält einen Signaturlink, signiert — fertig.
Das Löst das technische Problem. Aber in der Praxis stellt sich sofort die nächste Frage: Wie bekomme ich das in meinen bestehenden Workflow integriert?
Denn ein externer Signaturservice bedeutet: Kontextwechsel. Dokument exportieren, in ein anderes Tool hochladen, Empfänger manuell eintragen, warten, das signierte Dokument zurückholen, archivieren, Postbuch nachtragen.
Das ist besser als Drucken — aber es ist noch kein durchgängiger Prozess.
hmd.sign — fino.sign direkt in der Software
hmd.sign ist die Integration von fino.sign direkt in hmd.mandant. Kein Kontextwechsel, kein manuelles Übertragen, kein Nachpflegen.
Der Ablauf in fünf Schritten:
- Dokument erstellen — Jahresabschluss, Vollmacht, Vertrag oder ein anderes Dokument wird in hmd.mandant erzeugt oder liegt dort bereits vor.
- Signaturvorgang starten — Direkt aus der Software heraus wird das Dokument zum Signieren versendet. Die Stammdaten des Empfängers (Name, E-Mail) werden automatisch aus den Mandantenstammdaten übernommen.
- Empfänger signiert — Der Mandant oder Geschäftspartner erhält einen Link, öffnet das Dokument und signiert — am Desktop oder mobil.
- Rücklauf automatisch — Das signierte Dokument kommt zurück in die Software. Kein manueller Download, kein Ablegen in einen Ordner.
- Postbuch automatisch — Der Postbucheintrag wird automatisch angelegt. Wer, was, wann — dokumentiert und nachvollziehbar.
Das klingt nach einem kleinen Feature. Aber in der Praxis macht es einen großen Unterschied: Der Prozess bleibt durchgängig digital — von der Erstellung über die Signatur bis zur Archivierung.
Was fino.sign kann
Unabhängig von der hmd-Integration bietet fino.sign einen umfassenden Funktionsumfang:
- Alle drei Signaturstufen (EES, FES, QES) — je nach Anwendungsfall wählbar
- Mehrfachsignaturen — ein Dokument kann von mehreren Personen nacheinander signiert werden
- Signatur-Vorlagen — für wiederkehrende Vorgänge (z. B. Mandatsverträge) vordefinierbar
- Audit-Trail — jeder Schritt wird protokolliert: Wer hat wann was signiert, von welchem Gerät
- Mobile Signatur — Empfänger können am Smartphone signieren, ohne App-Installation
- EU-weite Rechtsgültigkeit — eIDAS-konform, auch grenzüberschreitend einsetzbar
- Erinnerungen — automatische Benachrichtigungen, wenn eine Signatur aussteht
Typische Anwendungsfälle in der Kanzlei
Wo wird die digitale Signatur im Kanzleialltag konkret eingesetzt?
- Jahresabschlüsse — Mandant unterschreibt digital, kein Termin nötig
- Mandatsverträge — neuer Mandant bekommt den Vertrag digital zugeschickt, signiert und schickt zurück
- Vollmachten — z. B. für das Finanzamt, QES-fähig
- Lohn- und Arbeitsverträge — rechtssichere QES für die Personalakte
- Freigaben und Genehmigungen — interne Dokumente mit FES absichern
- Steuererklärungen — digitale Bestätigung durch den Mandanten
Gerade beim Mandanten-Onboarding kann die digitale Signatur den Einstieg beschleunigen: Der Mandatsvertrag wird digital unterschrieben, die Stammdaten sind sofort im System, und der erste digitale Workflow kann starten — ohne einen einzigen Papierbeleg.
Der letzte Medienbruch, geschlossen: Wenn die Unterschrift digital wird, gibt es keinen Grund mehr, jemals wieder ein Dokument zu drucken, nur damit jemand seinen Namen darunter setzt. Das Dokument bleibt von der Erstellung über die Signatur bis zur archivierten Fassung vollständig digital — GoBD-konform, nachvollziehbar, revisionssicher.
Warum das jetzt relevant ist
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 hat einen Digitalisierungsschub ausgelöst. Viele Kanzleien haben ihre Belegverarbeitung umgestellt, Workflows eingeführt, Mandantenportale aktiviert.
Aber die Unterschrift? Die läuft in vielen Fällen noch analog. Und je digitaler der Rest wird, desto mehr fällt dieser Bruch auf.
Mit hmd.sign und der Integration in hmd.mandant lässt sich dieser letzte Schritt schließen — ohne zusätzliche Software, ohne zusätzlichen Aufwand, ohne Medienbruch.
Ein Wort zur Umgewöhnung: Ja, manche Mandanten brauchen einen Moment, um sich an die digitale Signatur zu gewöhnen. Aber die Erfahrung zeigt: Wer es einmal gemacht hat, will nicht mehr zurück. Kein Drucker, kein Scanner, kein Postweg. Einfach ein Link, ein Klick, fertig. Der beste Tipp: Beim nächsten Mandatsvertrag oder Jahresabschluss einfach ausprobieren. Einmal zeigen, wie es geht — der Rest kommt von allein.
Fazit
Die digitale Signatur ist kein Nice-to-have. Sie ist der logische letzte Schritt in einem Prozess, der ansonsten längst digital ist. Wer Belege digital verarbeitet, Buchungen automatisiert und Mandanten online anbindet — aber für die Unterschrift noch zum Drucker greift — hat einen Medienbruch, der nicht sein muss.
fino.sign liefert die Technik. hmd.sign liefert die Integration. Zusammen schließen sie den letzten offenen Punkt im digitalen Kanzlei-Workflow.
Hinweis: Die Beschreibung bezieht sich auf Produkte der hmd software AG.
Wenn Dir diese Funktion gefallen hat, dann schau doch nach meinen anderen Beiträgen zum #functionmonday oder auch zu den Tipps und Tricks zur Buchhaltung an.