Jetzt handeln statt später scannen
Die Einführung der E-Rechnung ist in aller Munde. Viele Mandanten nutzen das als Vorwand, um heute noch nichts zu verändern: „Das kommt ja alles erst noch." Doch wer klug ist, stellt schon jetzt auf digitale Prozesse um. Denn: Viele Rechnungen könnten längst digital vorliegen – wenn man die Lieferanten endlich darum bittet!
Der einfachste Schritt: Den Lieferanten eine kurze Info senden – „Bitte schicken Sie Ihre Rechnungen künftig als PDF an folgende E-Mail-Adresse."
Das Ergebnis:
- Kein Papier mehr öffnen, sortieren oder scannen
- Medienbruchfreie Weiterverarbeitung in der Kanzlei
- Frühzeitige Standardisierung, die die Umstellung auf die E-Rechnung zum Kinderspiel macht
Warum viele Kanzleien diesen Schritt hinauszögern
Die häufigsten Argumente gegen die sofortige Umstellung lauten: „Der Mandant macht das nicht mit", „Das ist zu viel Aufwand" oder „Wir warten auf die E-Rechnung". In der Praxis zeigt sich aber das Gegenteil. Die meisten Lieferanten versenden ihre Rechnungen ohnehin bereits per E-Mail – man muss sie nur bitten, eine bestimmte Adresse zu nutzen. Und der Mandant? Der profitiert selbst davon, weil der Belegfluss schneller und reibungsloser wird.
So gelingt die Umstellung in der Praxis
Der Prozess ist einfacher als gedacht. Mit der hmd-Software stehen Dir die passenden Werkzeuge zur Verfügung:
- Schritt 1: Richte für jeden Mandanten eine dedizierte E-Mail-Adresse oder ein Upload-Verzeichnis ein
- Schritt 2: Informiere den Mandanten und seine wichtigsten Lieferanten über die neue Zustelladresse
- Schritt 3: Eingehende Belege werden automatisch über den hmd.transferpool oder hmd.dts der richtigen Mandantenakte zugeordnet
- Schritt 4: Die digitale Belegverarbeitung erstellt Buchungsvorschläge – Du prüfst nur noch
Tipp: Beginne mit den fünf grössten Lieferanten jedes Mandanten. Allein damit deckst Du oft schon 60-70% des Belegvolumens ab. Den Rest kannst Du nach und nach umstellen.
Der Effekt auf die Kanzlei
Wer die digitale Mandantenanbindung konsequent umsetzt, spart nicht nur Zeit beim Scannen und Sortieren. Der gesamte Workflow wird effizienter: Belege sind schneller verfügbar, die Belegverarbeitung kann früher starten, und die Qualität der Buchungen steigt, weil keine Informationen beim Scannen verloren gehen. Ausserdem entfällt der lästige Postweg – keine verlorenen Belege mehr, keine unleserlichen Kopien.
Fazit
Die Zeit der Papierberge muss nicht auf eine gesetzliche Pflicht warten. Sie kann heute enden -- mit einer klaren Ansage an die Lieferanten und einem einfachen Prozess. Wer jetzt handelt, hat bei der E-Rechnungspflicht bereits alles im Griff und kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Beratung seiner Mandanten. Wie Du das Ganze in einen strukturierten Prozess bringst, erfährst Du im Beitrag zum Mandanten-Onboarding. Die technische Basis für den Belegaustausch liefert der hmd.transferpool.