Ich sage das ohne Vorwurf — aber ich sage es klar:
Bei meinen Beratungen und Schulungen fällt mir immer wieder dasselbe auf. Die hmd.onlinekasse wird genutzt, die Erfassungen werden gemacht, das Kassenbuch wird festgeschrieben. Aber an den Erfassungen hängen keine Belege. Bei vielen Mandanten. Immer wieder.
Ausgerechnet in der Kasse — dem Bereich, wo es für jede Ausgabe einen Beleg geben müsste. Einen echten Kassenbon, eine Quittung, oder zumindest einen Eigenbeleg.
Ich frage mich: Wo sind sie?
Drei mögliche Antworten. Keine davon ist gut.
Belege wandern am Monatsende in die Kanzlei
Die Belege werden gesammelt und zum Monatsende geschickt. Dort verknüpft jemand manuell jeden Beleg mit dem passenden Buchungssatz. Aufwand auf beiden Seiten — Mandant sucht, Kanzlei tippt.
Belege liegen analog in einem Ordner
Irgendwo. Und am Ende des Jahres sucht jemand alles zusammen. Viel Glück.
Es passiert einfach nichts
Der Beleg landet in der Hosentasche, dann im Papierkorb. Die Erfassung bleibt beleglos. Bei einer Prüfung wird das unangenehm.
Alle drei Varianten haben eines gemeinsam: Sie entstehen nicht aus Faulheit, sondern weil der einfachere Weg fehlt.
Den gibt es aber. Seit Längerem.
Der einfachste Weg: Foto, wenn der Beleg anfällt
Die hmd.onlinekasse hat einen integrierten Dokumentenpool — genauso wie die hmd.fibu. Belege können per Drag & Drop hinzugefügt oder aus einem Importordner eingelesen werden.
Aber der beste Weg ist ein anderer:
Die myKanzlei App.
Beleg anfällt → App auf → Foto → hochladen. Zehn Sekunden. Der Beleg landet direkt im Dokumentenpool der Kasse. Er wartet dort, bis die Erfassung gemacht wird.
Kein Zettel sammeln. Kein Ordner. Kein Nachreichen.
Mit Digitaler Belegverarbeitung: noch einen Schritt weiter
Wenn die Digitale Belegverarbeitung für die Kasse aktiviert ist, wird das Ganze nochmal komfortabler — für den Mandanten und für die Kanzlei.
Was passiert dann?
- Die Belege werden automatisch analysiert.
- Betrag und Bezeichnung werden in der Erfassungsmaske vorbelegt.
- Der Mandant muss nicht mehr tippen — er prüft kurz, ob die Angaben stimmen, und bestätigt.
- Und das Beste: Der Beleg hängt in diesem Moment automatisch an der Erfassung. Kein extra Klick nötig.
Der Mandant erfasst nicht mehr. Er checkt und bestätigt. Das ist der Unterschied zwischen einem digitalen Kassenbuch, das genauso viel Aufwand macht wie ein analoges — und einem, das wirklich Zeit spart.
Was das in der Praxis bedeutet
Stell Dir vor, Dein Mandant kauft morgens Büromaterial. Kassenbon in der Hand.
Ohne diesen Workflow: Bon in die Tasche, später irgendwo hinlegen, am Monatsende suchen.
Mit diesem Workflow: Bon fotografieren, App schließen, weiterarbeiten. Am Abend Kasse öffnen, Beleg ist schon da, Betrag steht drin, bestätigen, fertig.
Der Aufwand hat sich von „irgendwann, irgendwie“ auf „jetzt, zehn Sekunden“ reduziert.
Mein Fazit
Die Technik ist da. Die Möglichkeit ist da. Was fehlt, ist die Gewohnheit — und das Wissen, dass es so einfach geht.
Wenn Du die hmd.onlinekasse nutzt und die Belege noch nicht konsequent dranhängen: Fang heute an. Lade die myKanzlei App auf Dein Smartphone, fotografiere den nächsten Kassenbon direkt wenn er anfällt — und schau, wie sich das anfühlt.
Einmal probiert, nie mehr anders.
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