In fast jeder Buchhaltung gibt es regelmäßig wiederkehrende Buchungen – zum Beispiel Miete/Pacht, Strom- und Wasserkosten, Versicherungsprämien, Leasingraten, Eigenverbrauch oder auch Steuervorauszahlungen. Man kann diese Sachverhalte einfach verbuchen, wenn diese vom Konto abgebucht werden, oder gleich komplett korrekt erfassen und den Überblick behalten.
In der Praxis passiert oft Folgendes: Die Miete wird über den Kontoauszug verbucht, die Versicherung auch, die Leasingrate ebenfalls. Alles scheint in Ordnung – bis eine Abweichung auftritt. Plötzlich hat sich der Betrag geändert, eine Lastschrift wurde nicht eingezogen oder der Vermieter hat die Miete angepasst. Ohne Dauerbuchungen fällt das erst auf, wenn jemand gezielt danach sucht – oder gar nicht.
Lösung – Dauerbuchungen
In der hmd.fibu kannst Du Dauerbuchungen auf zwei Wegen anlegen: Entweder einfach direkt aus einer bereits vorhandenen Buchung erzeugen (STRG+W) oder über das Menü „Dauerbuchungen" erstellen. So erfasst Du alle Angaben korrekt – Betrag, Intervall, Ausführungstag und die Dauer der Gültigkeit. Wenn aktiviert, dann auch mit OPOS!
Bestmögliche Kontrolle, Abweichungen fallen sofort auf und die Daten stehen auch für den Zahlungsverkehr zur Verfügung.
Was Du bei der Einrichtung beachten solltest
Bei der Anlage einer Dauerbuchung legst Du folgende Parameter fest:
- Betrag: Der gleichbleibende monatliche (oder quartalsweise, jährliche) Betrag
- Intervall: Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
- Ausführungstag: An welchem Tag des Monats die Buchung erzeugt werden soll
- Gültigkeitsdauer: Von wann bis wann die Dauerbuchung aktiv sein soll
- OPOS-Zuordnung: Ob ein offener Posten erzeugt werden soll (z. B. für die Mietverbindlichkeit)
Praxis-Tipp: Dauerbuchung aus bestehender Buchung erzeugen
Der schnellste Weg ist STRG+W direkt auf einer bestehenden Buchung. Damit werden Konto, Gegenkonto, Betrag und Buchungstext automatisch übernommen. Du musst nur noch Intervall und Gültigkeit festlegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Tippfehler bei der Kontozuordnung.
Warum Dauerbuchungen die Kontrolle verbessern
Dauerbuchungen erzeugen Soll-Werte. Wenn die tatsächliche Bankbuchung abweicht – z. B. weil der Vermieter die Miete erhöht hat oder eine Versicherungsprämie angepasst wurde – fällt das sofort auf. Du siehst die Differenz zwischen Soll und Ist und kannst gezielt reagieren, statt den Unterschied erst Wochen später zufällig zu entdecken.
Typische Anwendungsfälle für Dauerbuchungen
- Miete und Nebenkosten
- Versicherungsprämien (KFZ, Betriebshaftpflicht, Gebäude)
- Leasingraten für Fahrzeuge oder Geräte
- Steuervorauszahlungen (ESt, KSt, GewSt, USt)
- Abschreibungen und Rückstellungen
- Eigenverbrauch (z. B. private PKW-Nutzung)
Einmal anlegen, monatlich profitieren: Dauerbuchungen sorgen dafür, dass wiederkehrende Geschäftsvorfälle sauber, pünktlich und kontrollierbar verbucht werden – ohne dass Du jeden Monat daran denken musst. Mehr dazu, warum Du Dauerbuchungen konsequent nutzen solltest, gibt es im Folgebeitrag.