hmd.DTS: So kommen Belege sicher in die Kanzlei — alle Wege auf einen Blick.
E-Mail reicht nicht mehr. Wie Mandanten ihre Belege DSGVO-konform in die Kanzlei bringen — und warum das System besser funktioniert als Du denkst.
Irgendwann hat fast jede Kanzlei diese Erfahrung gemacht: Der Mandant schickt seine Unterlagen per E-Mail. Mal als PDF, mal als Foto, mal als ZIP mit 47 Dateien ohne Beschriftung. Manchmal sogar Lohnabrechnungen oder vertrauliche Personaldokumente — einfach so, unverschlüsselt, durch das offene Internet.
Gut gemeint. Aber nicht gut genug.
Denn E-Mail ist in vielen Fällen eben keine DSGVO-konforme Übertragung. Und spätestens wenn 2027 und 2028 die E-Rechnungspflicht so richtig greift, werden Mandanten nicht mehr darum herumkommen, Belege digital und strukturiert in die Kanzlei zu bringen. Wer jetzt schon ein funktionierendes System hat, ist fein raus.
hmd.DTS ist genau dieses System.
Vier Wege — ein sicheres Portal
Egal wie der Mandant tickt, wie groß sein Betrieb ist oder welche Technik er nutzt — es gibt immer einen passenden Weg.
MyKanzlei App
Der direkteste Weg für unterwegs. Beleg abfotografieren, hochladen, fertig. Läuft auf iOS und Android. Ideal für Einzelbelege, Tankquittungen, Kassenzettel — alles was der Mandant direkt nach dem Kauf in der Hand hat.
asp.client
Der Desktop-Weg — und der stärkste wenn es um Masse geht. Der asp.client ist dabei weit mehr als nur ein Upload-Tool. Über den asp.client laufen auch die hmd Online-Kasse, der Onlineshop, ja sogar die eigene Buchhaltung des Mandanten. Wer den asp.client nutzt, kann Ordner automatisch importieren lassen — einmal eingerichtet, läuft das komplett im Hintergrund.
hmd.netarchiv
Browserbasiert, plattformunabhängig. Wer kein Windows hat oder einfach lieber im Browser arbeitet, lädt hier hoch. Funktioniert genauso zuverlässig wie die anderen Wege.
API-Anbindungen
Für die ganz automatisierte Variante: Tools wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher holen Rechnungen direkt aus Postfächern oder Portalen und spielen sie automatisch ins hmd.DTS Portal ein. Kein manueller Schritt mehr nötig.
Alle vier Wege landen am gleichen Ort: dem hmd.DTS Portal. Sichere Übertragung. DSGVO-konform. Auch für Lohnunterlagen und sensible Personaldokumente — damit erfüllt auch der Mandant seine datenschutzrechtlichen Pflichten. Das ist kein Luxus, das ist Pflicht.
Wohin gehen die Belege — und warum das wichtig ist
Das Portal ist nicht das Ende des Weges, sondern der Anfang der Automatisierung. Denn je nachdem welche Kategorie der Mandant beim Hochladen wählt, landet der Beleg automatisch am richtigen Ort.
Diese Belege landen direkt in der jeweiligen hmd-Anwendung — beim Programmstart werden sie automatisch abgerufen. Die Kanzlei muss nichts anstoßen, nichts weiterleiten. Die Belege sind einfach da.
Transferpool
Steuerbelege
Steuerbescheide
Kanzleidokumente
Lohndokumente
Alles was nicht direkt in die Buchführung gehört, landet im Transferpool — sichtbar für die Kanzlei, von dort aus direkt weiterverarbeitbar.
💡
Tipp zur Kategorisierung: Wir empfehlen die allgemeine Kategorie „Rechnungswesen" nicht mehr aktiv. Stattdessen sollten Mandanten zwischen Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung unterscheiden — das kriegen fast alle hin, und es macht die Weiterverarbeitung deutlich sauberer.
Die Einrichtung — einmal frickelig, dann rund
Ja, die initiale Einrichtung ist momentan noch nicht ganz trivial. Das gebe ich offen zu. Wir arbeiten daran, das einfacher zu machen.
Aber wer einmal verstanden hat: Was schicke ich wohin? Welchen Ordner importiere ich automatisch? Wie ist mein Importordner eingerichtet? — der hat ein System, das wirklich läuft.
Und das sagen nicht wir. Das sagen die Hunderte, wenn nicht Tausende Belege, die täglich über hmd.DTS in Kanzleien landen. Es gibt Mandanten, die übertragen buchstäblich alles über diesen Weg. Und die würden nicht mehr tauschen wollen.
Was das mit der E-Rechnung zu tun hat
2027 kommt die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht. 2028 greift sie für alle. Dann müssen Mandanten Rechnungen nicht nur empfangen, sondern strukturiert an ihre Kanzlei weitergeben — so, dass die Kanzlei damit effizient arbeiten kann.
hmd.DTS ist genau dafür gemacht.
Wer es noch nicht nutzt: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt.
Wer es schon teilweise nutzt: Ausbau lohnt sich — je mehr über das System läuft, desto mehr Zeit spart die Kanzlei.
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