Importordner im hmd.transferpool – Schluss mit Drag & Drop

Immer mehr Kanzleien nutzen diese Möglichkeit, um Bescheide vom Finanzamt direkt digital abzurufen, statt auf den Postweg zu warten. Aber wie das so ist mit Veränderungen: Sie passieren selten über Nacht.

Ich kenne Kanzleien, die den kompletten Umstieg in ein bis zwei Wochen durchgezogen haben. Und andere, die sich dafür bewusst ein halbes Jahr Zeit nehmen. Beides ist absolut in Ordnung – jede Kanzlei hat ihren eigenen Rhythmus.

Aber eines haben beide Varianten gemeinsam: In der Übergangsphase landet weiterhin Post vom Finanzamt im Briefkasten.

Das Problem: Scannen ist schnell, der Rest nicht

Das Scannen der eingehenden Schreiben geht in der Regel fix. Die meisten Kanzleien haben da mittlerweile einen eingespielten Prozess. Aber dann kommt der Schritt danach: Jedes einzelne Dokument per Drag & Drop in den hmd.transferpool ziehen.

Klingt erstmal nicht schlimm? Kann es aber werden. Denn wir reden hier nicht von drei oder vier Dokumenten. In manchen Kanzleien sind das 20, 30 oder noch mehr Schreiben am Tag. Und jedes einzeln per Drag & Drop? Das kostet Zeit. Das kostet Nerven. Und vor allem: Es ist unnötig.

Die Lösung: Importordner einrichten

Was viele nicht wissen – oder bisher einfach noch nicht entdeckt haben: Im hmd.transferpool gibt es unter Datei → Einstellungen die Möglichkeit, Importordner zu hinterlegen.

Das Prinzip ist denkbar einfach: Du legst einen Ordner auf Deinem Dateisystem fest, in dem die gescannten Dokumente landen. Der hmd.transferpool überwacht diesen Ordner und importiert neue Dateien automatisch. Nach dem Import werden die Dateien auf dem Dateisystem gelöscht – der Ordner bleibt also immer aufgeräumt.

Einmal eingerichtet, musst Du Dich um nichts mehr kümmern. Scannen, ablegen, fertig. Den Rest erledigt der hmd.transferpool für Dich.

Von einfach bis intelligent: Verschiedene Varianten

Das Schöne an der Importordner-Funktion ist ihre Flexibilität. Je nach Bedarf und vorhandener Infrastruktur gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Die einfache Variante

Du richtest einen einzelnen Ordner ein, in den alle gescannten Dokumente kommen. Der hmd.transferpool importiert alles, was dort landet. Das ist die schnellste Lösung und in wenigen Minuten eingerichtet.

Die intelligente Variante

Wenn Du Deine Dateistruktur entsprechend aufbaust, kann der hmd.transferpool aus dem Dateipfad automatisch die Mandantennummer und die Kategorie auslesen. Das funktioniert beispielsweise hervorragend in Kombination mit ScanFabrik. Dort kannst Du Deine Scan-Profile so konfigurieren, dass die Dokumente direkt in die richtige Ordnerstruktur abgelegt werden – und der hmd.transferpool weiß dann sofort, zu welchem Mandanten das Dokument gehört und welche Kategorie es hat.

Benutzerdefiniert, global oder beides

Du hast außerdem die Wahl zwischen benutzerdefinierten Ordnern (die nur für Dein Benutzerprofil gelten) und globalen Ordnern (die für alle Nutzer verfügbar sind). Und ja – Du kannst auch beides kombinieren. So lässt sich die Funktion optimal an die Struktur Deiner Kanzlei anpassen.

Aus der Praxis: Eine kleine Erfolgsgeschichte

Erst letzte Woche war ich bei einem Kunden vor Ort. Im Gespräch kam das Thema Dokumentenimport auf – und es stellte sich heraus, dass die Importordner-Funktion dort schlicht nicht bekannt war.

Die Dame am Frontdesk, die täglich für das Scannen und Ablegen der eingehenden Post zuständig ist, hatte bisher jedes Dokument einzeln per Drag & Drop in den hmd.transferpool gezogen.

Als wir gemeinsam den Importordner eingerichtet haben und sie gesehen hat, wie die Dokumente jetzt ganz automatisch im hmd.transferpool landen, hat sie sich riesig gefreut.

Und genau diese Freude war der Auslöser für diesen Beitrag. Wenn eine Person sich so darüber freut, dann gibt es bestimmt noch ein paar andere, denen es genauso gehen wird.

So richtest Du den Importordner ein

Ab sofort werden alle Dokumente, die in diesem Ordner landen, automatisch in den hmd.transferpool importiert.

Fazit

Manchmal sind es die kleinen Funktionen, die im Alltag den größten Unterschied machen. Der Importordner im hmd.transferpool ist so eine Funktion. Kein großes Feature-Update, keine Revolution – aber eine echte Erleichterung für alle, die täglich mit eingehenden Dokumenten arbeiten.

Also: Schau mal unter Datei → Einstellungen rein. Richte Dir Deinen Importordner ein. Und freu Dich über die Zeit, die Du ab morgen sparst. 💪