Kassenbuch: Aufwand und Nutzen – ein Dauerthema
Wer es noch kennt – oder aktuell noch so arbeitet: Kassenquittungen abtippen, Beträge manuell addieren und am Ende des Tages hoffen, dass alles zusammenpasst. Und wenn nicht? Dann beginnt die Suche. Meistens war es ein kleiner Additionsfehler. Oder ein Zahlendreher bei der Erfassung. Wie auch immer – der Nutzen und der Aufwand standen gefühlt nicht und nie im Verhältnis.
Kassenbuchführung gehört zu den Aufgaben, die einfach erledigt werden müssen. Umso wichtiger, dass der Prozess dahinter so schlank und fehlerfrei wie möglich läuft. Und genau deshalb haben wir nachgelegt.
Ohne Beleg keine Buchung – und beim Kassenbuch trifft das noch mehr zu als bei der „normalen" Buchhaltung.
Was ist neu in der hmd.onlinekasse?
Die digitale Belegverarbeitung – bisher in der hmd.fibu und im hmd.transferpool schon bewährt – ist jetzt auch in der hmd.onlinekasse verfügbar. Kassenquittungen und Belege werden nicht mehr nur abgelegt, sondern aktiv ausgelesen, analysiert und für die Erfassung aufbereitet.
Konkret bedeutet das:
Automatisches Auslesen
Kassenquittungen und Belege werden automatisch ausgelesen und analysiert – kein manuelles Abtippen mehr.
Chronologisch sortiert
Im Dokumentenpool der Kasse werden alle Belege automatisch nach Datum aufsteigend sortiert.
Betragsübernahme
Der Betrag aus dem Beleg wird direkt in die Erfassung übernommen – weniger Tippen, weniger Fehler.
Erfassungstext vorgefüllt
Der Erfassungstext wird automatisch vorausgefüllt. Kann natürlich jederzeit ergänzt oder geändert werden.
Unterm Strich: Die manuelle Erfassung wird auf ein Minimum reduziert. Der Beleg kommt rein, wird erkannt, und die Erfassung ist zu einem großen Teil bereits vorbereitet. Kontrollieren, bestätigen, fertig.
Für wen ist das relevant?
Für alle, die mit der hmd.onlinekasse arbeiten – egal ob in der Kanzlei oder beim Mandanten direkt. Besonders profitieren Kanzleien, die mehrere Mandanten mit Kassenbuchführung betreuen. Denn genau dort summieren sich die eingesparten Minuten pro Beleg schnell zu Stunden pro Monat.
Und auch für Mandanten, die ihre Kasse eigenständig führen, wird der Prozess deutlich komfortabler. Die Hürde sinkt – und die Qualität der Erfassung steigt, weil weniger manuell eingegeben werden muss.
Verfügbarkeit und Aktivierung
Gut zu wissen: Die digitale Belegverarbeitung in der hmd.onlinekasse ist für alle Nutzer bereits aktiviert – kostenlos bis Ende April 2026. Wer die Funktion danach weiter nutzen möchte, spricht am besten direkt mit uns.
Die Aktivierung der Kassenbelege erfolgt über:
hmd.stammdaten › Mandant › Onlineanbindungen › Kassenbelege aktivieren
Einmal eingerichtet, läuft der Prozess. Belege werden erkannt, Daten übernommen, der Rest ist Kontrolle und Bestätigung.
Mein Fazit
Das Kassenbuch war immer einer dieser Prozesse, bei denen man dachte: Da muss man halt durch. Mit der digitalen Belegverarbeitung in der hmd.onlinekasse ändert sich das. Es ist keine Revolution – aber eine spürbare Verbesserung im Tagesgeschäft. Weniger Tippen, weniger Fehler, mehr Zeit für das, was wirklich zählt.
Probier's aus. Dein Kassenbuch wird sich freuen.
Hinweis: Die Beschreibung bezieht sich auf Produkte der hmd software AG.
Wenn Dir diese Funktion gefallen hat, dann schau doch nach meinen anderen Beiträgen zum #functionmonday oder auch zu den Tipps und Tricks zur Buchhaltung an.